La storia di SOMOS DER, evento per evento

Il Manchester City aveva appena vinto tutto e i trofei di quella stagione storica sono partiti in tour. Beyond 90, un’agenzia del Regno Unito, ha ideato l’esperienza e ha scelto noi per realizzarla a Buenos Aires. Siamo stati il loro partner operativo in Argentina: la squadra, i fornitori, l’allestimento, il percorso dei tifosi, la stampa e la logistica degli 8 giorni.

I trofei originali non sono scenografia, e sono stati esposti con un protocollo di sicurezza definito dalla sede del club a Manchester, che abbiamo rispettato nei dettagli. Più di 2.000 tifosi sono passati a farsi la foto con loro. È il lavoro con cui DER ha smesso di essere un lavoretto: abbiamo cominciato a prenderla sul serio e da lì non ci siamo più fermati.

Lo stesso anno abbiamo fatto gli accrediti di Wave Conference, uno degli eventi di intelligenza artificiale più importanti del paese. È stata una delle prime prove serie dell’alleanza sugli accessi: pre-registrazione collegata a Eventbrite, un QR dinamico per persona perché nessuno potesse duplicarlo e una dashboard che mostrava in tempo reale l’occupazione di ogni spazio.

Sono entrati più di 5.000 partecipanti senza badge fisico e senza code al varco. Lo stesso organizzatore ci ha richiamati poi per Campus Party, e nel controllo accessi questo vale più di qualsiasi numero.

Ogni anno Shell riunisce i titolari delle sue stazioni di servizio. Per l’edizione 2024 Venue Brand Experience ci ha chiamati per il cuore dell’ingresso: abbiamo costruito e gestito la pagina dove ognuno dei 1.500 invitati ha caricato i propri dati e la propria foto, e poi abbiamo validato e ripulito l’intera base perché il giorno dell’evento non mancasse niente.

È stata quella base ad alimentare il sistema di riconoscimento facciale dell’evento, gestito dal fornitore tecnologico: ingresso in un paio di secondi, senza badge fisico. Il giorno dell’evento eravamo al varco con la nostra squadra per risolvere qualsiasi dato mancante.

Abbiamo gestito il controllo accessi delle due edizioni del festival Leyendas de México a Tecnópolis, con 25.000 partecipanti in tutto. Ogni persona entrava con un QR univoco validato in tempo reale, e le postazioni di scansione sono state messe dove lo chiedeva il flusso, non dove faceva comodo.

Tutta l’operazione è stata coordinata da una centrale di controllo: una postazione centrale che vedeva ogni punto di ingresso e mandava persone dove si formava la coda. La squadra di supporto risolveva in pochi minuti qualsiasi problema al varco.

A Tecnópolis abbiamo lavorato anche con Anuel AA, in quattro date tra il 2024 e il 2025 e con 60.000 fan in totale. È stato un controllo doppio: da una parte la marea di gente a piedi, dall’altra l’ingresso delle auto, ognuno con la sua operazione. A Parque Roca abbiamo aggiunto supporto e controllo veicolare.

La validazione dei biglietti aveva un backup offline, quindi se cadeva la rete l’ingresso andava avanti. VIP e stampa avevano accrediti e regole propri, senza mescolarsi con l’ingresso generale.

Per il concerto di Myke Towers del tour La Pantera Negra abbiamo montato 12 punti di validazione in contemporanea per più di 6.000 partecipanti. Prima della data è stato comunicato al pubblico un ingresso scaglionato, perché non arrivassero tutti insieme al varco.

Durante il concerto abbiamo seguito l’ingresso in diretta e spostato il personale in base a come entrava la gente, in coordinamento diretto con la sicurezza di Tecnópolis.

Campus Party 2024 al Parque de Innovación è stata la prima di tre. Ogni partecipante validava la propria e-mail prima dell’evento ed entrava con un QR diverso a seconda del tipo di profilo, da più varchi in parallelo e con un backup perché nessun ingresso si bloccasse.

Oltre a contare quanti entravano, abbiamo seguito dove si trovavano: una dashboard mostrava in diretta l’ingresso al Domo Inmersivo, ai Domos-Aula e alla Feria de Startups. Nel 2025 ci hanno richiamati per l’edizione di Entre Ríos e per quella della TecWeek a BA Ferial. Nelle tre edizioni sono passate 20.000 persone.

Per le feste di fine anno di Grupo Mirgor abbiamo gestito il controllo accessi di quattro eventi, fino a 1.000 persone ciascuno, adattato a ogni location.

Insieme a La Mirona abbiamo anche sviluppato una piattaforma per le estrazioni dal vivo: ogni invitato entrava con il QR dal proprio cellulare e le estrazioni venivano proiettate sui maxischermi, con l’identità di Mirgor.

Un torneo di calcio istituzionale di una scuola della zona nord, prodotto dall’inizio alla fine. Abbiamo organizzato le categorie e il calendario delle partite perché non ci fossero tempi morti, e montato audio, segnaletica e tutta la logistica.

La differenza è che siamo andati noi a cercare i brand: abbiamo trovato e attivato Hilton Pilar, Pascual Toso, Go Seven e Goalty, ognuno con la sua azione in campo, con estrazioni dal vivo e copertura foto e video per la scuola e per gli sponsor.

Con Mind Market siamo entrati nella ristorazione dei festival. Il festival non è nostro: il nostro lavoro è stato l’area food di Buenos Aires Trap, con 15 punti tra food truck e stand fissi per un festival di 120.000 persone in due giorni.

Abbiamo scelto i fornitori per coprire tutti i gusti, disegnato il layout perché mangiare non volesse dire perdersi lo show e supervisionato le due giornate, con un sistema di gestione dei rifiuti pensato per quella scala fin dal primo giorno.

A Expo Autos, un’esposizione di auto e motorsport al CeNARD, per la prima volta abbiamo curato la ristorazione dall’inizio alla fine da soli: abbiamo scelto i 5 food truck, li abbiamo posizionati nell’area e abbiamo gestito la zona sul campo.

Abbiamo seguito anche quello che non si vede e che tiene tutto in regola: autorizzazioni comunali, assicurazioni e igiene alimentare.

La seconda esperienza di ristorazione con Mind Market è stata in Patagonia. La festa è di General Roca: noi ci siamo occupati della sua area food, con l’allestimento dello spazio, la selezione e il coordinamento degli stand e la gestione sul posto, con prodotti del territorio e derivati della mela.

Abbiamo separato cibo veloce, gourmet e degustazioni perché la gente circolasse senza accalcarsi, abbiamo curato i protocolli di igiene alimentare di ogni stand e, visto che abbiamo una produzione visiva interna, abbiamo progettato i contenuti dei LED degli stand e documentato l’area con la fotografia.

Il tour di Abel Pintos è stato la prova che potevamo tenere lo stesso standard per mesi: 30 date, 30.000 persone, 6 spettacoli in Patagonia, 20 a CABA e 4 a Mar del Plata.

In ogni città abbiamo messo in piedi e formato una squadra locale con il nostro protocollo, con dashboard da remoto per vedere gli ingressi data per data e supporto tecnico a ogni spettacolo. Alla fine di ognuno abbiamo consegnato il suo report di affluenza: 30 chiusure, non una generica.

Un altro tour, con sedi molto diverse tra loro: lo spettacolo PresiDante di Dante Gebel ha attraversato il paese dal Chaco a Ushuaia in 13 spettacoli e 6 città, con più di 16.000 partecipanti.

Abbiamo adattato lo stesso protocollo a teatri, palazzetti, hotel e casinò, lavorando con le squadre locali di ogni città perché l’operazione non dipendesse dalla distanza. Ogni spettacolo ha avuto il suo monitoraggio in diretta e il suo report.

Il cuarteto di La Mona Jiménez a San Francisco, Córdoba: 8.000 persone in una sola serata di grande richiesta. Siamo partiti con squadra e dispositivi nostri per non dipendere da nessuno sul posto.

QR con controllo del flusso perché la coda non sfuggisse di mano, backup offline totale nel caso cadesse la connessione e una dashboard in diretta con ingressi, capienza e ogni punto di scansione per tutto il concerto.

A teatro la sfida è un’altra: la sala apre, si riempie in poco tempo e lo spettacolo parte puntuale. Al Teatro Presidente Alvear abbiamo gestito il controllo accessi dei 7 spettacoli di Las Mujeres de Lorca, con più di 800 posti a spettacolo e più di 6.000 spettatori in nove giorni.

Stesso protocollo in tutti gli spettacoli, coordinato con il teatro, e un report di affluenza per ognuno.

Un pubblico molto diverso: bambini con le loro famiglie. Al Teatro Tronador di Mar del Plata abbiamo gestito il controllo accessi di 4 spettacoli di La Granja de Zenón, con 980 posti a spettacolo e quasi 4.000 spettatori.

L’ingresso è stato pensato per famiglie con bambini, dando priorità a sicurezza e rapidità, e coordinato con il teatro spettacolo per spettacolo.

Quell’anno abbiamo imparato a operare a distanza, e FILGUA è stato l’esempio più grande. Abbiamo gestito il controllo accessi della XXII edizione della Fiera Internazionale del Libro del Guatemala senza mettere piede in Guatemala: abbiamo configurato il sistema, assunto e formato la squadra locale e seguito ogni giornata in diretta da Buenos Aires.

Sono stati 13 giorni di fila e 90.000 visitatori. Abbiamo misurato in tempo reale gli ingressi per varco, gli orari di punta e l’occupazione, e alla chiusura abbiamo consegnato il report completo con il flusso di pubblico e quello che avevamo imparato per la prossima edizione.

Sempre in Guatemala, il concerto di Chicago Legacy, il tributo alla band Chicago: 800 persone, con i biglietti venduti da Linkearte.

Abbiamo configurato il sistema di QR univoci e caricato la base da Buenos Aires, formato a distanza il personale locale e lo abbiamo supervisionato durante il concerto, tenendo conto del fuso orario e delle condizioni della sede, con connettività di backup.

In Bolivia abbiamo fatto diversi eventi allo stesso modo. Il primo di questa lista è Il Divo in formato By Candlelight: più di 3.000 partecipanti in quattro settori (Divo, Súper VIP, VIP e General), ognuno con le sue regole di accesso.

Abbiamo configurato i quattro tipi di biglietto da Buenos Aires, con la base caricata tramite Linkearte, coordinato l’ingresso prioritario dei settori Divo e Súper VIP e seguito l’occupazione settore per settore.

Uno stadio trasformato in sala concerti per 4.500 persone. Abbiamo adattato il controllo accessi ai varchi, ai settori e ai flussi di un impianto sportivo, con QR univoci e validazione rapida perché non si creassero ingorghi.

Configurazione, caricamento dei biglietti e monitoraggio, tutto da Buenos Aires, con connettività di backup nel caso la rete dello stadio non reggesse.

Il concerto di Flor Bertotti in Bolivia ha avuto 1.500 partecipanti, per lo più bambini con le loro famiglie. Abbiamo adattato il protocollo perché entrassero senza intoppi famiglie con bambini, passeggini e gruppi numerosi.

Lo abbiamo gestito per intero da Buenos Aires, con QR univoci, dashboard in tempo reale, i biglietti venduti da Linkearte integrati nel sistema e connettività di backup.

Il concerto del ritorno di Yalo Cuéllar, figura del folklore boliviano, in un formato intimo dentro un hotel. Abbiamo adattato la validazione agli spazi del Gran Hotel Cochabamba e controllato la capienza in tempo reale per tutto il concerto.

Le regole della sede, la base biglietti di Linkearte e il monitoraggio, tutto configurato da Buenos Aires e coordinato con lo staff dell’hotel.

«245 Años de Oruro: Pasión y Sentimiento» è stata una giornata di festa culturale con musica e spettacoli dal vivo, prodotta da Sich Producciones e venduta tramite Linkearte.

Abbiamo gestito il controllo accessi da remoto, con QR univoci e controllo della capienza della sede in tempo reale, regolando l’operazione insieme alla produzione.

Quello che avevamo imparato fuori lo abbiamo usato anche dentro il paese. Il festival di Luck Ra al Polideportivo di Mar del Plata, con 5.000 persone, lo abbiamo gestito da Buenos Aires: abbiamo configurato il sistema, caricato la base e validato l’ingresso con QR univoci.

Nella sede ha lavorato personale ingaggiato a Mar del Plata, coordinato da noi, con una dashboard in diretta di affluenza e occupazione e un report con raccomandazioni alla chiusura.

L’incontro di sviluppatori di videogiochi indipendenti più importante dell’Argentina: 1.500 partecipanti in due giorni e più di 20 videogiochi.

Pre-registrazione online differenziata fin dall’iscrizione, 5 punti di controllo con attrezzature e staff nostri e permessi diversi per sviluppatori, stampa e pubblico generale.

Un incontro executive di alto livello, con più di 300 imprenditori internazionali di tecnologia, energia, commercio, innovazione e real estate. Abbiamo preparato badge personalizzati con QR univoco e un pre-accredito online perché persone con l’agenda piena arrivassero ed entrassero.

L’ingresso è stato coordinato con le squadre di sicurezza ufficiali presenti all’incontro, con protocolli speciali per un evento di quel profilo.

Synerfy partecipava all’incontro regionale IASP LATAM 2025 e aveva bisogno di documentare la sua presenza a livello professionale. Abbiamo coordinato la copertura fotografica del suo stand, delle presentazioni, delle demo e del networking del suo team con i leader dei parchi scientifici e tecnologici.

Abbiamo editato e consegnato il materiale in alta risoluzione, pensato per il suo LinkedIn, il suo sito e le sue presentazioni commerciali.

Siamo tornati al Golden Center, dove era cominciato tutto, per «Ventas Salvajes» di Sandro Meléndez: 2.200 persone in formato auditorium.

Abbiamo coordinato più ingressi in contemporanea per evitare ingorghi, con accredito sul posto, monitoraggio dell’occupazione in tempo reale e un report di affluenza alla chiusura.

Un evento piccolo, da 300 persone, con lo stesso rigore di uno di massa: QR univoco e non trasferibile per partecipante, rilevamento dei duplicati, scanner mobili a ogni punto e dashboard in tempo reale.

Lo abbiamo gestito sul posto con la nostra squadra, con un filo diretto con l’organizzazione.

E ci è capitata una grande consulenza. La Federazione Argentina di Sollevamento Pesi voleva portare a Buenos Aires i Mondiali Under 17 riconosciuti dalla IWF e, prima di impegnarsi, doveva sapere se fosse fattibile. Ci abbiamo lavorato 6 mesi: budget con preventivi reali, voli per delegazioni di più di 50 paesi, hotel, trasporti interni, streaming, una proposta di sponsorizzazione su tre livelli e la gestione con la Sottosegreteria allo Sport.

Con tutto sul tavolo, è mancato l’investimento: la Federazione non aveva come finanziarlo e Buenos Aires ha perso la sede. Lo raccontiamo lo stesso perché è il lavoro che mostra meglio a cosa serve una consulenza: sapere con numeri veri se un evento si può fare, prima di spendere.

Il carnevale non è nostro: il nostro lavoro è stato la logistica degli accessi, pensata per 4 giornate da 1.200 persone al giorno. Se ne sono fatte 2; le altre sono state annullate per ragioni indipendenti da DER.

Abbiamo gestito le due giornate da Buenos Aires, con QR univoci e una dashboard in tempo reale per controllare la capienza di ogni giorno.

Il salto più lungo dell’operatività da remoto: il controllo accessi della serie Brainrots in cinque città della Spagna, con tra 1.000 e 1.200 persone a spettacolo e circa 11.000 partecipanti in totale.

Abbiamo configurato e monitorato i 10 spettacoli da Buenos Aires, con una dashboard in diretta di ogni sede, lo stesso protocollo ovunque e il coordinamento con ogni sala per risolvere a distanza le questioni locali.

DiDi arrivava nelle province e aveva bisogno che ogni lancio riuscisse bene allo stesso modo in città molto diverse. Con il contratto quadro con Backyard Group abbiamo fatto tre eventi aziendali, a Bariloche, Formosa e Catamarca, con produzione integrale in ogni destinazione.

Fornitori, location, trasporti e allestimento sono stati risolti città per città, perché il team di DiDi pensasse solo al suo brand. Tre piazze con logistiche opposte e la stessa asticella in tutte e tre.

Un festival del gin con degustazione libera a ogni stand, distillerie nazionali e internazionali e musica dal vivo. Abbiamo fornito e coordinato tutto il personale: controllo accessi e biglietteria con la verifica della maggiore età, barman ai banconi, la squadra che teneva pulite e in circolo le coppe, e le squadre di montaggio e smontaggio.

Eravamo lì dall’allestimento, giorni prima, e tutto il personale lavorava collegato via radio sullo stesso canale, con un responsabile che vedeva l’evento per intero. Quando il festival ha chiuso, quella stessa squadra ha smontato e caricato i camion la sera stessa.

Più di 100 auto di alta gamma nel parcheggio del Casinò di Puerto Madero, con club come il Ferrari Club Argentino e il Mustang Club of Argentina e uno show di drift. Eravamo lì dal montaggio (transenne, il circuito con la sua barriera di pneumatici, generatori ed estintori) fino allo smontaggio di notte.

Durante la giornata abbiamo coordinato la squadra di controllo accessi e biglietteria, le hostess che accoglievano il pubblico all’arco e il personale dell’area VIP, con un solo responsabile per tutto il personale e per la comunicazione con l’organizzazione.

L’iniziativa di Misión Productiva ha messo nella stessa sala imprenditori, sindacalisti, accademici e funzionari pubblici. Abbiamo fatto circa 300 accrediti, con un’etichetta termica con nome e categoria applicata su ogni badge stampato dall’organizzatore, pronta prima che si aprisse la porta.

Tre categorie (Invitado, Speaker e Prensa) riconoscibili a colpo d’occhio e un desk dimensionato per il picco dell’apertura, perché in un congresso di un solo giorno quasi tutti arrivano nella stessa fascia oraria.

Per alcuni eventi di Amazon Web Services, l’agenzia OWS ci ha affidato la produzione del merchandising: 60 thermos con il marchio inciso (non stampato), 30 consegnati a Buenos Aires e 30 a Santiago del Cile, con lo stesso modello e la stessa finitura sui due versanti delle Ande.

Abbiamo aggiunto 510 sticker fustellati di AWS Startups in cinque grafiche, con il foglio vettoriale pronto per la tipografia e il tracciato di taglio separato. OWS teneva il rapporto con il cliente e noi abbiamo risolto produzione e consegna.

Elkis18 ha portato a Bariloche un’attivazione per Livelo e Banco do Brasil Estilo, insieme a Banco Patagonia, durante le lezioni di sci del Cerro Catedral. Per quattro sabati abbiamo fatto l’attivazione alla base della montagna: fotografa sulla neve, la cornice dei brand applicata sul momento e ogni gruppo che ripartiva con la sua galleria privata sul cellulare, tramite QR, prima di tornare in pista.

Tutto girava su una web app nostra, fatta per essere usata da un iPad all’aperto e senza dipendere dalla connessione della montagna. Abbiamo seguito 21 gruppi e più di 100 foto con cornice, e dopo ogni sabato l’agenzia riceveva il resoconto della giornata.

ArPa, la fiera d’arte contemporanea nata a San Paolo, ha fatto la sua prima edizione internazionale a Buenos Aires, nella casa progettata da Alejandro Bustillo che oggi appartiene al Fondo Nacional de las Artes: 20 gallerie di Argentina e Brasile, due giorni di preview per i collezionisti e tre aperti al pubblico. La fiera ci ha affidato tutto l’accesso, ed è stato il debutto di PASE in un evento reale.

La registrazione stava sul sito di ArPa, con il suo brand, e il pass arrivava via e-mail in spagnolo, portoghese o inglese. Ogni galleria ha avuto un QR per i suoi invitati con un tetto di ingressi, abbiamo preparato più di 130 badge con foto e provato il varco il giorno prima. In cinque giornate sono entrate 3.229 persone, e lo staff della fiera ha seguito gli ingressi in diretta da un pannello.

La Repubblica Dominicana è stata il paese ospite d’onore della FIT, la Fiera Internazionale del Turismo dell’America Latina, con uno stand di 400 m². Il suo ufficio del turismo ci ha affidato la produzione gastronomica: far assaggiare la sua cucina a Buenos Aires per i quattro giorni di fiera.

Nello stand non si poteva cucinare, quindi le nostre cuoche hanno preparato tutto in una cucina esterna e ogni giornata lo abbiamo trasportato per servirlo alla giusta temperatura. Abbiamo cercato l’equivalente argentino di ogni ingrediente che qui non esiste, a cominciare dalla longaniza dominicana, e abbiamo distribuito più di 7.000 porzioni in formato degustazione perché l’ultimo giorno ci fosse lo stesso del primo.

Il concerto è di Cazzu, che ha scelto la sua provincia per il suo primo concerto in uno stadio, con circa 20.000 persone. Il nostro lavoro è stato il mosaico con cui Brahma le ha dato il benvenuto dalla tribuna: «BIENVENIDA A CASA, JEFA.», ben visibile dal palco.

Abbiamo disegnato il mosaico sulla griglia di una tribuna senza posti numerati da 200 sedute: 220 cartoncini stampati a Jujuy, ognuno con la sua fila e il suo posto sul retro. Otto persone dello staff locale e una coordinatrice li hanno sistemati uno per uno e sono rimaste nel settore per tutto il concerto, perché il mosaico si alzava in una sola canzone, «La Cueva», al segnale via radio. Una producer di DER è partita da Buenos Aires per coordinare tutto.

Databricks, l’azienda di dati e intelligenza artificiale, ha riunito clienti, partner e invitati all’Hotel Libertador. L’agenzia argentina Audere ci ha affidato l’accredito, e tutto l’ingresso girava su PASE: scansionando il QR o cercando il nome, il badge usciva sul momento da una stampante termica con nome, ruolo e azienda.

PASE assegnava da solo il colore del lanyard in base al tipo di invitato, le nuove iscrizioni al varco sono state fatte senza fermare la coda e tre hostess hanno gestito il desk. Su 500 registrati sono entrate 326 persone, 216 delle quali nell’ora di punta, e la sera stessa l’agenzia aveva il foglio completo.

Il Principato delle Asturie ci ha scelti per la quinta edizione del Congresso Mondiale dell’Asturianità, la prima fuori dalle Asturie, con circa 100 delegati di 35 centri asturiani d’America e d’Europa e un’assemblea finale che ha discusso e votato le conclusioni.

Abbiamo curato la produzione tecnica delle due giornate (audio e sistema conferenze, schermo LED, luci, palco e tecnici di sala), lo streaming delle sessioni aperte, il presentatore con un copione per blocchi e l’accredito dei delegati con PASE. Tutto sotto un unico coordinamento di DER.

Con Audere abbiamo fatto il bis la settimana dopo, per Sophos, l’azienda di cybersicurezza. Il suo workshop per i partner si è svolto in due sale dell’Hilton: in ognuna abbiamo montato un impianto audio completo con fonico, un proiettore leggibile con la sala illuminata e uno schermo da 3 × 2 metri, tutto montato e provato il giorno prima.

La sera, all’Irondriver, abbiamo portato audio e luci per 35 persone. Di giorno all’Hilton e di sera a Palermo, l’agenzia ha avuto un solo referente per tutta la parte tecnica.

Il Festival lo organizza l’INCAA; noi abbiamo curato l’accredito e gli accessi della sua presentazione ufficiale al Palacio Libertad, dove sono stati annunciati i 150 film della 41ª edizione. Abbiamo creato tre circuiti di invito con QR: il cocktail con conferma preventiva, il concerto con pass diretto e una pagina pubblica per il resto del pubblico e la stampa.

Gli inviti sono partiti con la grafica del Festival così com’era, abbiamo stampato i badge VIP e Stampa e controllato gli ingressi in sequenza, prima il cocktail nel Salón de los Escudos e poi l’Auditorio Nacional. Il giorno dopo l’organizzazione aveva il report finale estratto direttamente da PASE.