Il capitolato tecnico di un evento descrive cosa deve fornire il fornitore, in quantità e livelli di servizio verificabili. Si struttura in dodici sezioni: contesto, obiettivi, pubblico, formato, location, tecnica, ristorazione, accoglienza e controllo accessi, comunicazione, sicurezza e autorizzazioni, governance, condizioni amministrative. La sua funzione non è raccontare l’evento, ma rendere incontestabile ciò che è stato promesso.
Il capitolato comincia dove finisce il brief
Il brief serve ad aprire la riflessione. Il capitolato serve a chiudere le ambiguità. I due documenti non hanno né lo stesso momento né lo stesso lettore: il brief si rivolge a un direttore creativo, il capitolato a un direttore di produzione e a un ufficio acquisti.
| Criterio | Brief | Capitolato |
|---|---|---|
| Momento | Prima della gara | Dopo la scelta del fornitore |
| Oggetto | L’intenzione e il risultato atteso | L’esecuzione e i deliverable |
| Chi lo scrive | Committente | Committente, con contributo tecnico |
| Lunghezza tipica | Da 2 a 6 pagine | Da 10 a 30 pagine a seconda della portata |
| Valore giuridico | Nessuno | Allegato contrattuale |
| Effetto di una dimenticanza | Una domanda dell’agenzia | Un servizio non dovuto |
L’ultima riga riassume tutta la posta in gioco. Ciò che non è scritto nel capitolato non è dovuto, e verrà fatturato come variante.
Le dodici sezioni da compilare
1. Contesto e posta in gioco
Due paragrafi che collocano l’evento nella vita dell’organizzazione: anniversario, lancio, convention annuale, fiera di settore. Questa sezione evita che il fornitore prenda decisioni estetiche o di cerimoniale fuori luogo.
2. Obiettivi e indicatori
Traducete ogni obiettivo in un indicatore misurabile, con il valore obiettivo e il metodo di misurazione. Da tre a cinque indicatori bastano. Il metodo completo è nella nostra guida su come misurare il successo di un evento.
3. Pubblico atteso
Presenze minime, nominali e massime. Suddivisione per tipologia: dipendenti, clienti, partner, stampa, VIP, fornitori. Provenienza e quota di partecipanti internazionali. Questa sezione da sola determina il dimensionamento di accoglienza, ristorazione e uscite di sicurezza.
4. Formato e programma
Tipo di evento, orari di apertura ora per ora, blocchi previsti, momenti forti, passaggi critici (apertura porte, plenaria, cocktail, smontaggio). Specificate gli orari di disponibilità della location prima e dopo l’evento.
5. Location
Location già scelta con scheda tecnica allegata, oppure criteri di ricerca: capienza, configurazione, accessibilità, trasporti, alloggi nelle vicinanze, vincoli per le consegne. Indicate chi firma il contratto di affitto.
6. Servizi tecnici
È la voce in cui i capitolati peccano di più, perché spesso è scritta in termini di attrezzatura invece che di risultato. Descrivete cosa deve permettere l’impianto, poi lasciate che sia il fornitore a proporre i modelli.
- Audio: intelligibilità del parlato in tutta l’area, numero di microfoni in contemporanea, monitor per i relatori.
- Luci: livello di illuminazione per le riprese, atmosfere per ogni blocco, illuminazione di sicurezza.
- Video: superfici di proiezione o schermi, distanza di leggibilità, sorgenti e ridondanza.
- Energia: potenza totale, alimentazione di emergenza per i circuiti critici, distribuzione.
- Connettività: banda dedicata, rete operativa separata dalla rete per il pubblico, copertura delle zone di controllo.
- Strutture e scenografia: portate, piani di carico, materiali e classe di reazione al fuoco.
7. Ristorazione
Numero di coperti per servizio, formato (seduto, cocktail rinforzato, area food, pause), diete specifiche e allergeni, orari di servizio, capacità attesa per punto di distribuzione, gestione delle bevande, tracciabilità e igiene. Indicate chi ha la responsabilità sanitaria.
8. Accoglienza e controllo accessi
Questa sezione merita la stessa precisione della tecnica. Indicate il metodo di identificazione scelto, il flusso di ingresso atteso, il numero di punti di controllo, la politica di rientro, la gestione degli accessi di servizio e il comportamento richiesto al sistema in caso di perdita di connessione. Un sistema che valida offline e si risincronizza dopo evita la coda che rovina un’apertura. La nostra pagina sul controllo accessi e accrediti per eventi descrive le opzioni disponibili in base alle presenze.
Aggiungete il trattamento dei dati personali: finalità, base giuridica, durata di conservazione, responsabili esterni, misure di sicurezza. Il tema è sviluppato in dati e privacy dei partecipanti a un evento.
9. Comunicazione e riprese
Materiali di invito, pagina di registrazione, solleciti, segnaletica in loco, foto, video, streaming, diritti di utilizzo delle immagini e durata della cessione. Indicate i formati di consegna e i tempi attesi dopo l’evento.
10. Sicurezza, autorizzazioni e assicurazioni
Piano di security, primo soccorso, piano di evacuazione, numero di addetti alla sicurezza, autorizzazioni da ottenere e chi le richiede, assicurazioni richieste con i massimali, piano di contingenza per meteo o guasti tecnici. Nominate il responsabile di ogni pratica: è la sezione in cui una ripartizione vaga costa di più.
11. Organizzazione e governance
Interlocutore unico lato fornitore e lato committente, frequenza delle riunioni di avanzamento, iter di approvazione, procedura per le modifiche durante la produzione, catena decisionale durante l’evento. Specificate chi decide sul posto, a che ora e fino a quale importo.
12. Condizioni amministrative ed economiche
Valuta, calendario dei pagamenti, condizioni di revisione dei prezzi, perimetro del compenso, proprietà delle creatività, riservatezza, condizioni di annullamento e rinvio, eventuali penali, deliverable di chiusura.
I deliverable di chiusura, spesso dimenticati
Un capitolato completo elenca cosa ricevete dopo l’evento, con una scadenza:
- Report operativo con i dati di affluenza per fascia oraria e per ingresso.
- Elenco dei partecipanti nel formato concordato, ripulito secondo la politica di conservazione dichiarata.
- Materiale foto e video, in alta definizione e in formati per il web, con l’elenco dei diritti.
- Consuntivo definitivo confrontato con il budget preventivo, voce per voce.
- Resoconto scritto sugli imprevisti e sulle correzioni da prevedere per l’edizione successiva.
Senza quest’ultimo punto ogni edizione riparte da zero, e ogni anno ricomprate la stessa curva di apprendimento.
I quattro errori che rendono inutilizzabile un capitolato
- Scrivere l’attrezzatura invece del risultato. Pretendere un modello preciso di mixer chiude la porta a soluzioni equivalenti e meno care.
- Dimenticare le quantità. «Personale di accoglienza in numero sufficiente» non vincola a nulla. Scrivete un numero di addetti, una fascia oraria e un rapporto per punto di controllo.
- Mescolare obbligatorio e desiderabile. Segnate ogni requisito come indispensabile od opzionale, altrimenti tutto diventa negoziabile al momento delle scelte di budget.
- Non dire cosa succede in caso di scostamento. Un impegno senza conseguenze non è un impegno.
Il formato internazionale
Se l’evento si produce all’estero, aggiungete la lingua del contratto, la valuta di fatturazione, il tipo di documenti fiscali attesi e il modo in cui la direzione di produzione sarà presente sul posto. In questi progetti il valore di un fornitore sta nella capacità di selezionare, formare e dirigere una squadra locale secondo le vostre procedure, mantenendo un interlocutore unico per il committente.
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