Il brief per un partner locale in America Latina deve spiegare prima di tutto l’intento dell’evento, poi i dettagli che di solito lo fanno saltare (numeri, accessi, location, tempi, budget) e infine chi decide cosa. La qualità di un evento eseguito in un altro paese si decide molto prima dell’apertura delle porte, proprio nel brief. Un buon partner locale può consegnare solo ciò che ha capito con chiarezza. Quando un’agenzia internazionale resta delusa da un’esecuzione all’estero, la causa raramente è la capacità del partner: quasi sempre è un brief che ha lasciato troppo all’interpretazione.
Ecco cosa includere, raccontato da chi riceve questi brief e li trasforma in eventi in Argentina e in America Latina.
Partite dall’intento, non solo dalle specifiche
Un elenco di consegne dice al partner cosa. L’intento gli dice perché, ed è il perché che gli permette di prendere buone decisioni quando la realtà si allontana dal piano (e succede sempre).
Condividete:
- L’obiettivo: lancio di un brand, evento aziendale, attivazione, data di un tour. Cosa vuol dire successo: stampa, contenuti, contatti, esperienza?
- Il pubblico: chi viene, quante persone, cosa devono provare.
- I paletti del brand: cosa non è negoziabile e cosa è flessibile.
Con l’intento chiaro, il partner risolve i problemi come li risolvereste voi, anche quando state dormendo in un altro fuso orario.
Siate precisi su ciò che fa saltare gli eventi
La vaghezza costa di più su questi punti:
- Numero di partecipanti e accessi. Affluenza prevista esatta e modalità di controllo dell’ingresso. Da qui dipendono il controllo accessi e la sicurezza.
- Requisiti della location. Capienza, estetica, esigenze tecniche.
- Run of show. Orari, momenti chiave, cosa non può slittare.
- Forbice di budget. Una forbice reale permette al partner di proporre la soluzione giusta invece di tirare a indovinare.
Definite per iscritto la divisione dei compiti
I rapporti con un partner operativo che funzionano meglio non hanno alcuna ambiguità su chi si occupa di cosa. Mettetelo per iscritto:
- Cosa tenete voi: concept, rapporto con il cliente, approvazioni creative.
- Di cosa si occupa il partner: fornitori, permessi, logistica locale, esecuzione sul campo, imprevisti.
- Poteri decisionali: cosa può decidere da solo e cosa richiede la vostra approvazione.
Questa sola sezione evita gran parte degli attriti durante l’evento.
Chiarite cosa vi aspettate in caso di imprevisti
Chiedete (e pretendete una risposta concreta) cosa succede quando qualcosa va storto: energia, connettività, meteo, un fornitore che non si presenta. Un partner serio ha un piano per restare senza internet nella location e per i guasti prevedibili. Se nel brief scrivete “raccontami il tuo piano B”, capite molto su chi avete davanti.
Stabilite il ritmo della comunicazione
Tra fusi orari diversi la comunicazione non si improvvisa. Concordate in anticipo:
- Chi parla con chi (un referente per parte funziona meglio di una chat di gruppo con dodici persone).
- La cadenza: punti di controllo prima dell’evento e report in tempo reale durante: una dashboard dal vivo vale più di un “poi ti dico com’è andata”.
Cosa vi restituisce un buon partner
Un brief solido merita una risposta solida. Da un partner locale serio aspettatevi: un preventivo per voci (non una cifra unica e misteriosa), un piano chiaro per gli imprevisti, referenze di eventi comparabili e la prova di aver lavorato alla vostra scala. Abbiamo eseguito di tutto, da grandi festival al tour del Manchester City per un’agenzia britannica, fino a operazioni da remoto oltre confine, e i migliori sono sempre partiti da un brief che rendeva l’intento chiarissimo.
Dovete fare il brief a un partner in Argentina o in America Latina?
Mandateci il vostro brief (anche una bozza) e torniamo da voi con domande, un preventivo per voci e un piano. Iniziamo a parlarne oppure vedete come lavoriamo come vostro braccio operativo locale.