Il run of show è il documento che descrive un evento minuto per minuto e dice a ciascun reparto cosa deve fare in ogni istante: cosa accade in scena, quale contenuto va in video, quando la luce cambia, chi entra e chi esce, chi ha la responsabilità di quel momento. È lo strumento con cui regia, tecnica, staff e ospiti restano sincronizzati, e non ha nulla a che vedere con il programma che riceve il pubblico.
Perché serve un documento separato dal programma
Il programma pubblico dice che alle 10.30 c’è la sessione plenaria. Il run of show dice che alle 10.24 la sigla parte in sala, alle 10.26 il presentatore sale dal lato destro con microfono ad archetto già acceso, alle 10.28 il primo relatore attende dietro le quinte con il clicker in mano, e che se la sessione precedente sfora di più di quattro minuti si taglia il video introduttivo.
La differenza non è di dettaglio: è di funzione. Il programma comunica, il run of show coordina. Quando si usa un solo documento per entrambe le cose, il pubblico legge indicazioni tecniche che non lo riguardano e i tecnici non trovano le informazioni che gli servono.
Le colonne che un run of show deve avere
Un formato che regge in quasi tutti i casi ha sette colonne.
| Colonna | Cosa contiene | Esempio |
|---|---|---|
| Ora | Orario assoluto, non durata | 10.26 |
| Durata | Minuti previsti per la riga | 2 |
| Scena | Cosa vede il pubblico | Ingresso presentatore |
| Audio | Microfoni attivi, musica, livelli | Archetto 1 aperto, musica in dissolvenza |
| Video | Contenuto sullo schermo | Sigla, poi logo statico |
| Luci | Stato luci richiesto | Luce piena palco, sala al 30 per cento |
| Responsabile | Chi decide quel momento | Regia |
Alcune produzioni aggiungono una colonna per le note e una per gli imprevisti previsti. Non serve una colonna per ogni reparto: serve che ogni reparto trovi la propria riga senza cercare.
Come si costruisce, in cinque passaggi
- Fissate gli orari immutabili. Apertura porte, inizio annunciato al pubblico, pausa pranzo, chiusura, orario di riconsegna della sede. Sono i paletti dentro cui tutto il resto deve stare.
- Inserite i blocchi di contenuto con la durata dichiarata. Interventi, video, premiazioni, momenti musicali. Usate la durata che vi hanno comunicato, non quella che sperate.
- Aggiungete le transizioni. È il passaggio che quasi tutti saltano. Un cambio di relatore con microfono da consegnare costa da trenta a novanta secondi. Dieci transizioni non contate sono dieci minuti di ritardo.
- Assegnate i cue tecnici. Per ogni riga, cosa fanno audio, video e luci. Se una riga non ha indicazioni tecniche va bene, ma deve essere una scelta, non una dimenticanza.
- Fate una prova a tavolino. Leggete il documento ad alta voce con i responsabili di reparto, cronometro alla mano. Emergono sempre due o tre punti impossibili.
Gli errori che mandano fuori tempo un evento
- Usare le durate al posto degli orari. Se una riga sfora, tutte le successive vanno ricalcolate a mano. Con l’orario assoluto in colonna si vede subito quanto si è indietro.
- Non prevedere margini. Inserite due o tre righe cuscinetto da tre minuti in punti in cui possono essere assorbite senza che nessuno se ne accorga, tipicamente prima di una pausa.
- Distribuire versioni diverse. Ogni copia stampata deve avere numero di versione e ora di emissione. Il giorno dell’evento circolano solo l’ultima versione e la comunicazione a voce.
- Scrivere in gergo non condiviso. Se una riga dice VT2 su LED e metà squadra non sa cosa sia, quella riga non esiste. Il lessico va fissato prima, ed è uno degli errori più comuni nell’organizzare un evento.
- Non indicare chi decide. Quando qualcosa slitta, qualcuno deve poter tagliare senza convocare una riunione. Quel nome va scritto nel documento.
Quanto scendere nel dettaglio, e dove
Non tutte le parti di un evento meritano lo stesso livello di granularità. Scrivere righe da un minuto per tre ore di tavola rotonda produce un documento che nessuno leggerà, mentre lasciare l’apertura descritta con una riga da quindici minuti garantisce confusione proprio nel momento in cui più reparti agiscono insieme.
La regola pratica è semplice: il dettaglio cresce dove cresce il numero di persone che devono muoversi in contemporanea. Apertura, premiazioni, ingressi di ospiti, chiusura e qualsiasi momento con un video sincronizzato vanno scritti al minuto. Le sessioni di contenuto continuo, dove sul palco c’è una sola situazione stabile, possono restare su righe da dieci o quindici minuti con una nota sul segnale di fine tempo.
Un secondo criterio riguarda i passaggi tra spazi diversi. Se il pubblico deve spostarsi da una sala all’altra o uscire per una pausa, quel momento va trattato come una scena a sé, con tempi di deflusso realistici e personale indicato ai punti di svolta.
Il run of show e il piano di contingenza
Il documento operativo copre l’evento come dovrebbe andare. Serve una seconda pagina, breve, che copra ciò che può andare storto: relatore che non arriva, video che non parte, blackout, evacuazione, ritardo superiore a quindici minuti.
Per ognuno di questi casi bastano tre righe: chi se ne accorge, chi decide, cosa succede in scena nel frattempo. Non serve prevedere tutto, serve avere già deciso chi comanda in ciascuno scenario. È la stessa logica con cui si costruisce un piano di contingenza operativa su produzioni complesse.
Chi riceve quale versione
Non tutti hanno bisogno dello stesso livello di dettaglio, e distribuire il documento completo a tutti è controproducente.
- Regia e reparti tecnici: versione completa, con tutte le colonne.
- Presentatore e relatori: versione ridotta con orari, ordine degli interventi e durata assegnata.
- Staff di sala e accessi: estratto con gli orari di apertura, chiusura e pause, più le indicazioni sui flussi di pubblico.
- Committente: versione completa, ma con la raccomandazione esplicita di non usarla per comunicare al pubblico.
- Ospiti e VIP: una scheda con orari di arrivo, punto di accoglienza e nome del referente.
Il momento in cui il documento smette di comandare
Un run of show ben scritto regge finché la realtà lo consente. Quando salta, e prima o poi succede, la cosa peggiore è continuare a inseguirlo riga per riga. A quel punto il documento serve a rispondere a una sola domanda: quali sono gli orari immutabili che restano, e cosa va tagliato per arrivarci.
Per questo la colonna del responsabile vale più di tutte le altre. Una scaletta perfetta senza qualcuno autorizzato a modificarla in diretta è un documento decorativo.
Se volete un modello adattato al vostro formato
La struttura descritta qui funziona per convention, congressi, premiazioni e lanci, ma va tarata sul singolo evento: numero di reparti, presenza di streaming, cambi di sala. Possiamo costruirla insieme partendo dal vostro programma. Scriveteci dalla pagina contatti con formato, durata e numero di persone e vi proponiamo una struttura di lavoro.