La domanda arriva sempre per prima e la risposta onesta delude sempre: dipende. Ma non dipende da tutto: dipende da quattro variabili, e una volta fissate quelle, il numero si costruisce voce per voce senza misteri.
Le quattro variabili che decidono il budget
- Il numero di ospiti. Su questo si dimensiona tutto: sede, ristorazione, personale, varchi d’ingresso.
- La sede. Uno spazio nudo costa meno d’affitto e molto di più da attrezzare. Uno spazio già attrezzato fa il contrario.
- Il livello di produzione. Una convention con LED wall, regia multicamera e scenografia non ha nulla a che vedere con una serata clienti.
- La durata. Ogni giornata in più moltiplica personale, ristorazione e spesso il noleggio tecnico.
Le voci, nell’ordine in cui pesano
- Tecnica: audio, schermi, luci, strutture di palco. È la voce che si muove di più.
- Sede: affitto, orari, condizioni di montaggio e smontaggio.
- Ristorazione: dal coffee break alla cena seduta. Sopra le poche centinaia di coperti diventa una voce strutturale.
- Logistica: trasporti, transfer, alloggi se l’evento fa arrivare gente da fuori.
- Controllo accessi: sistema, scanner, personale a ogni varco, connettività di backup.
- Personale: hostess, regia, sicurezza.
- Contenuti: foto, video, streaming se l’evento deve vivere anche dopo.
Le voci che nessuno mette nel primo budget
È qui che i budget saltano, mai sul palco:
- I permessi. A seconda della sede e del tipo di evento richiedono settimane e costano.
- Le assicurazioni di responsabilità civile, richieste dalla maggior parte delle sedi.
- Le ore extra di allestimento quando la sede libera lo spazio solo la sera prima.
- La contingenza. Senza margine, il primo imprevisto si paga sulla qualità.
Preventivi, non stime
La differenza tra un budget che regge e uno che salta sta in una parola: reale. Un numero «a occhio» dà una falsa sensazione di controllo; un preventivo chiesto a un fornitore concreto dà un numero su cui decidere.
Per questo chiediamo preventivi a più fornitori per ogni voce: per avere una forbice reale e poter trattare. Vedi anche come costruire un budget realistico.
Una nota sul produrre all’estero
Se il vostro evento si tiene fuori dai confini, la trappola non è il prezzo: è chi fa il preventivo. Un fornitore che vi ribalta i costi della propria struttura da un altro Paese vi sta vendendo una squadra in trasferta. Un partner locale preventiva con fornitori del mercato e a prezzi di mercato.
Produciamo in Argentina e in America Latina per agenzie europee: il preventivo si fa con fornitori locali, e quello che portiamo è la direzione di produzione, non una struttura importata. Vedi organizzare un evento in America Latina.
Volete un numero reale per il vostro evento? Parliamone.