Santiago del Cile concentra le sue infrastrutture per eventi in poche location affidabili: Espacio Riesco e Metropolitan Santiago per convention e fiere, CasaPiedra e Centro Parque per gli eventi aziendali, il Movistar Arena per le produzioni di grande formato ed Estación Mapocho come spazio storico simbolo della città. I costi sono più bassi che in Europa e negli Stati Uniti, l’operatività è prevedibile per gli standard regionali e prenotare 8-18 mesi prima assicura le location di punta.
Quella che segue è la rosa che daremmo a un collega che organizza il suo primo evento in città.
Perché Santiago funziona per gli eventi internazionali
Prima delle location, le ragioni della città. Santiago è probabilmente l’ambiente operativo più prevedibile dell’America Latina: le infrastrutture sono affidabili, i fornitori rispettano i tempi e la cultura d’impresa tiene alla puntualità in un modo che i team internazionali trovano familiare. L’aeroporto ha collegamenti diretti con il Nord America, l’Europa e tutte le capitali della regione. L’offerta alberghiera vicino ai distretti degli affari è ampia e moderna.
Il rovescio della medaglia è che Santiago non è il mercato più economico della regione (l’Argentina, proprio accanto, oggi offre un rapporto migliore per budget in valuta forte), ma compensa con un rischio operativo basso. Per riunioni di consiglio, convention regionali e lanci di prodotto in cui la prevedibilità conta più del prezzo, spesso è uno scambio che conviene.
La rosa, per tipo di evento
Convention e fiere
- Espacio Riesco. Il principale complesso congressuale ed espositivo della città, nel distretto degli affari di Huechuraba, a nord del centro. Più padiglioni, grandi superfici espositive e capacità di gestire congressi e fiere con migliaia di partecipanti. La risposta di default per i formati con molta esposizione.
- Metropolitan Santiago. Un centro congressi moderno a Vitacura, con configurazioni flessibili per plenaria e breakout, adatto a congressi internazionali e convention aziendali che chiedono cura dei dettagli più che metri quadrati.
Eventi aziendali e sociali
- CasaPiedra. Un classico di Santiago sulle rive del Mapocho, a Vitacura, con diversi saloni per gala, cene e convegni. Ottimi servizi interni ed esperienza con clienti aziendali.
- Centro Parque. Dentro il Parque Araucano, a Las Condes, circondato dal verde e vicino all’asse degli hotel. Sale versatili per convention, lanci ed eventi di fine anno.
Spettacoli e convention di grande formato
- Movistar Arena. L’arena coperta della città, dentro il Parque O’Higgins. Capienza a cinque cifre, infrastruttura tecnica completa e la possibilità di trasformare una convention aziendale in un vero spettacolo.
- Estación Mapocho. Un’ex stazione ferroviaria trasformata in centro culturale: un’architettura imponente di acciaio e vetro nel cuore della città. La location da scegliere quando è lo spazio stesso a dover dire qualcosa.
Capienze a colpo d’occhio
I dati sono indicativi e cambiano con l’allestimento; verificateli con la vostra pianta.
| Location | Capienza indicativa | Ideale per |
|---|---|---|
| Espacio Riesco | da 1.000 a oltre 10.000 | Fiere, grandi congressi |
| Metropolitan Santiago | da 300 a 3.000 | Congressi internazionali, convention |
| CasaPiedra | da 100 a 2.500 | Gala, cene, convegni |
| Centro Parque | da 100 a 2.000 | Eventi aziendali, lanci |
| Movistar Arena | Fino a circa 15.000 | Spettacoli, grandi convention |
| Estación Mapocho | da 500 a 5.000 | Eventi simbolici, fiere, formati culturali |
Quanto costano le location, e cosa non includono
Le location di Santiago quotano in modo professionale: proposte scritte, inclusioni chiare, contratti formali. Aspettatevi che l’affitto base escluda diverse voci che chi organizza dall’estero a volte dà per incluse:
- Energia oltre la fornitura base, soprattutto per produzioni tecniche pesanti.
- Internet di livello professionale. Il WiFi della location non è mai la vostra rete di accredito; contrattate banda dedicata o portate la vostra connettività con una linea di riserva.
- Sicurezza e pulizie alla scala dell’evento, spesso tramite fornitori indicati dalla location.
- Fornitori esclusivi o preferenziali per catering e audio e video in alcune location, con costi aggiuntivi se portate i vostri.
Niente di insolito per gli standard internazionali, ma vanno nella prima bozza di budget. Sul fronte accessi, pianificate l’accredito in modo indipendente dall’infrastruttura della location: in qualsiasi location, un sistema di controllo accessi che valida senza internet protegge l’evento dall’unica variabile che nessuna location può garantire del tutto, cioè la connettività nel giorno dell’evento.
Ritmo delle prenotazioni e stagionalità
Il calendario degli eventi di Santiago ha due picchi: da marzo a maggio e da settembre a novembre. Dicembre chiude presto per l’estate australe, e gennaio e febbraio sono mesi di vacanza in cui l’attività aziendale cala ma le location sono più facili da ottenere. Per le location di punta e le grandi convention, aprite le conversazioni 8-18 mesi prima. Per un evento aziendale di qualche centinaio di persone, 3-6 mesi di solito bastano fuori dai picchi.
Due prassi locali da conoscere:
- Le proposte arrivano in fretta, le opzioni no. Le location rispondono velocemente con proposte strutturate, ma una data è garantita solo con contratto firmato e deposito.
- I preventivi possono essere in UF, pesos o dollari. La UF è l’unità di conto cilena indicizzata all’inflazione, comune nei contratti formali. Fate modellare al vostro partner locale l’esposizione al cambio prima di firmare.
Gestire l’evento una volta prenotata la location
La scelta della location è il 20% visibile del progetto. L’altro 80% (accrediti, personale, catering, audio e video, permessi, piani di contingenza) decide se l’evento funziona davvero, e si svolge tutto con regole e fornitori locali. I team internazionali che cercano di coordinare questa parte a distanza, in una seconda lingua e con un altro fuso orario, spendono di più e controllano di meno.
L’alternativa è un unico partner operativo locale responsabile di tutta la sala. È così che lavoriamo in America Latina: il vostro team tiene il concept e il rapporto con il cliente, il nostro contratta, forma e dirige la squadra locale, con la direzione di produzione che si sposta in città. Il metodo è quello che descriviamo nella guida su come fare il brief a un partner locale per eventi in America Latina, e vale per Santiago esattamente così.
La decisione in tre domande
Se state scegliendo tra le location di Santiago, tre domande risolvono quasi ogni rosa:
- Il vostro formato ha bisogno di superficie espositiva (Espacio Riesco), di una convention curata (Metropolitan, Centro Parque), di un’atmosfera da gala (CasaPiedra), di scala da spettacolo (Movistar Arena) o di un’architettura che parli (Estación Mapocho)?
- La vostra data sopravvive ai picchi da marzo a maggio e da settembre a novembre?
- Il vostro budget tiene conto delle voci escluse dalla location e delle regole sui fornitori?
Rispondete a queste e di solito la location giusta si presenta da sola. Se due location superano tutte e tre le domande, lasciate che siano i dettagli operativi a decidere: accessi per il carico della produzione tecnica, vicinanza agli hotel dei delegati e come le regole sui fornitori esclusivi si combinano con la squadra di produzione che intendete portare.
State organizzando un evento a Santiago del Cile? Raccontateci formato, data e numero di partecipanti: vi consigliamo la location giusta, vi segnaliamo i costi nascosti e quotiamo tutta la produzione intorno. Potete vedere anche tutto quello che produciamo nella pagina dei servizi e nella pagina sulla produzione di eventi in Cile.