Se la tua agenzia porta un evento in America Latina, i dati dei partecipanti seguono la legge del paese in cui li raccogli e, se sei stabilito nell’UE, anche il GDPR. Nel 2026 la mappa è cambiata: la Commissione europea inserisce ora il Brasile tra i paesi con decisione di adeguatezza, accanto ad Argentina e Uruguay, e questo permette di trasferire la lista degli iscritti dall’Europa senza contratti aggiuntivi. Il Cile ha una legge nuova con la data di entrata in vigore in discussione e il Messico ha una nuova autorità dal 2025. La regola pratica è la stessa ovunque: chiedi solo ciò che serve all’ingresso, spiega a cosa serve e separa l’accredito da tutto il resto.
Quale legge si applica ai dati di un evento?
Sembra una domanda da avvocati, ma si risolve con due fatti: dove si raccolgono i dati e da dove vengono gestiti. Il modulo di iscrizione di un congresso a Santiago raccoglie dati in Cile, quindi vale la legge cilena. Se l’agenzia organizzatrice ha sede a Milano o a Roma, il GDPR si applica anche a lei, perché è stabilita nell’UE.
In un evento internazionale di solito ci sono tre soggetti con ruoli diversi:
- Titolare del trattamento: il marchio o l’agenzia che decide l’uso dei dati. È il proprietario della lista.
- Responsabile del trattamento: chi gestisce iscrizioni e ingresso per conto del titolare, come il fornitore dell’accredito. Usa i dati solo per quello.
- Terzi: sponsor, espositori, hotel. Ricevono dati solo se il partecipante ha acconsentito.
Questa divisione va scritta nel contratto prima di aprire le iscrizioni. Le basi sono nel nostro articolo su dati e privacy dei partecipanti.
Questa guida è informativa e non sostituisce la consulenza legale in ciascun paese.
Paese per paese: cosa è cambiato e cosa controllare
- Argentina. Ha una decisione di adeguatezza dell’UE dal 2003, che la Commissione ha riesaminato e confermato nella relazione del 15 gennaio 2024 insieme ad altre dieci giurisdizioni, secondo la sintesi di Hunton, che cita Argentina e Uruguay.
- Uruguay. Compare anch’esso nell’elenco ufficiale della Commissione e nello stesso riesame del 2024.
- Brasile. Vale la LGPD. Il 27 gennaio 2026 UE e Brasile hanno annunciato l’adeguatezza reciproca: la decisione della Commissione per il Brasile e la risoluzione CD/ANPD 32/2026 per l’UE, con un riesame dopo quattro anni, secondo Mayer Brown. Lo studio ricorda che la decisione non è un sigillo automatico di conformità.
- Cile. La legge 21.719 sostituisce il regime precedente e crea un’Agenzia per la protezione dei dati. L’entrata in vigore è fissata al 1° dicembre 2026, ma il 28 ottobre il Senato ha approvato, con 33 voti a favore e 6 contrari, il rinvio al 15 ottobre 2027, e il testo è passato alla Camera dei deputati, secondo La Tercera. Se il tuo evento in Cile è nel 2027, preparalo comunque con la legge nuova.
- Messico. La nuova legge federale sui dati personali in possesso dei privati è stata pubblicata il 20 marzo 2025 ed è in vigore dal giorno dopo. L’autorità è ora il Ministero Anticorruzione e Buon Governo, e l’informativa privacy deve essere disponibile fin dal momento della raccolta, secondo Garrigues.
Come trasferire la lista degli iscritti da un paese all’altro
Molte agenzie gestiscono le iscrizioni sulla propria piattaforma e poi passano la lista al team locale. Quel passaggio è un trasferimento internazionale e ha le sue regole.
Dall’UE verso un paese adeguato (Argentina, Uruguay, Brasile) i dati possono circolare senza ulteriori garanzie, con le parole della Commissione stessa. Verso un paese senza adeguatezza, come Cile o Messico, serve un altro meccanismo del GDPR; il più usato sono le clausole contrattuali tipo, i modelli di contratto pubblicati dalla Commissione il 4 giugno 2021.
Cosa definire prima di spostare qualsiasi cosa:
- Cosa viaggia. Per l’accredito bastano nome, azienda, e-mail e tipo di invitato. Il documento solo se lo chiede la sede o la sicurezza.
- Dove vive la lista. Una sola piattaforma con accessi per ruolo è meglio di fogli di calcolo che vanno e vengono per e-mail.
- Chi vede cosa. Il team all’ingresso deve cercare un nome e stampare un badge, non scaricare tutta la lista.
- Quando si cancella. Fissa nel contratto un periodo di conservazione e rispettalo.
Fiere: scansione dei badge ed espositori
In fiera il tema si complica, perché oltre all’organizzatore ci sono gli espositori, che vogliono i contatti di chi è passato dallo stand. La regola è separare le finalità: entrare in fiera è una cosa, ricevere e-mail da un espositore è un’altra. Il modulo deve avere questa seconda opzione a parte, non preselezionata.
La soluzione più pulita è che l’espositore scansioni il badge allo stand, con un’informativa visibile, invece di ricevere la lista completa. Così ogni contatto ha il proprio consenso e l’organizzatore non distribuisce dati che non gli spetta condividere.
I dati biometrici richiedono più attenzione. Il GDPR li include tra le categorie particolari all’articolo 9 e richiede il consenso esplicito per finalità specifiche; la LGPD brasiliana li definisce dati sensibili e chiede un consenso “specifico e in evidenza”. Se pensi di usare il riconoscimento facciale all’ingresso, offri sempre l’alternativa del QR.
Come lavoriamo quando l’evento è in un altro paese
Due casi pubblicati mostrano i due estremi. Per FILGUA 2025, la Fiera internazionale del libro del Guatemala, abbiamo gestito il controllo accessi di 90.000 visitatori per 13 giorni a distanza da Buenos Aires, con un team locale assunto e formato da noi. In questo schema, decidere chi vede quali dati da ogni paese fa parte della preparazione, non è una formalità finale.
Al Databricks Live Argentina 2026 l’azienda faceva un’estrazione a premi durante la giornata: la lista scaricata comprendeva solo chi era già entrato più le iscrizioni del giorno, niente di più. Usare per ogni compito solo la parte di lista che serve è la stessa logica che chiedono le leggi della regione.
Se sei un’agenzia o un marchio europeo e prepari un evento in Argentina, Cile, Uruguay, Brasile o Messico, lavoriamo con partner locali nella regione e impostiamo iscrizioni e ingresso con queste regole fin dall’inizio. Scopri come funzionano le nostre partnership strategiche o chiedi una proposta di controllo accessi e accrediti per il tuo evento.