A pergunta vem sempre primeiro e a resposta honesta sempre decepciona: depende. Mas não depende de tudo: depende de quatro variáveis, e uma vez fixadas, o número se constrói rubrica por rubrica sem mistério.
As quatro variáveis que decidem o orçamento
- O número de convidados. É sobre ele que se dimensiona tudo: local, catering, pessoal, pontos de entrada.
- O local. Um espaço vazio custa menos de aluguel e muito mais para equipar. Um espaço já equipado faz o contrário.
- O nível de produção. Uma convenção com painel de LED, captação multicâmera e cenografia não tem nada a ver com um coquetel de clientes.
- A duração. Cada dia a mais multiplica pessoal, catering e muitas vezes a locação técnica.
As rubricas, na ordem em que pesam
- Técnica: som, telões, iluminação, estruturas de palco. É a rubrica que mais se move.
- Local: aluguel, horários, condições de montagem e desmontagem.
- Catering: do coffee break ao jantar sentado. Acima de algumas centenas de pessoas, vira rubrica estrutural.
- Logística: transporte, traslados, hospedagem se o evento traz gente de fora.
- Controle de acesso: sistema, scanners, pessoal em cada portão, conectividade de backup.
- Pessoal: recepção, produção de palco, segurança.
- Conteúdo: foto, vídeo, streaming se o evento precisa viver depois.
As rubricas que ninguém coloca no primeiro orçamento
É aqui que os orçamentos estouram, nunca no palco:
- As licenças. Conforme o local e o tipo de evento, levam semanas e custam dinheiro.
- Os seguros de responsabilidade civil, exigidos pela maioria dos locais.
- As horas extras de montagem quando o local só libera o espaço na véspera à noite.
- A contingência. Sem margem, o primeiro imprevisto se paga na qualidade.
Cotações, não estimativas
A diferença entre um orçamento que segura e um que estoura está numa palavra: real. Um número “no olho” dá uma falsa sensação de controle; uma cotação pedida a um fornecedor concreto dá um número com o qual decidir.
Por isso pedimos cotações a vários fornecedores por rubrica: para ter uma faixa real e poder negociar. Veja também como montar um orçamento realista.
Uma nota sobre produzir fora do país
Se o seu evento acontece fora das suas fronteiras, a armadilha não é o preço: é quem faz o orçamento. Um fornecedor que repassa os custos da própria estrutura desde outro país está vendendo uma equipe em viagem. Um parceiro local orça com fornecedores do mercado e a preços de praça.
Produzimos na Argentina e na América Latina para agências de fora: o orçamento se faz com fornecedores locais, e o que trazemos é a direção de produção, não uma estrutura importada. Veja levar o seu evento para a Argentina.
Quer um número real para o seu evento? Vamos conversar.