Una location, che nel settore si chiama spesso anche venue, è lo spazio fisico in cui si svolge un evento: una sala d’albergo, un centro congressi, un quartiere fieristico, uno stadio, un capannone industriale o perfino uno spazio pubblico allestito. Venue è una parola inglese che l’industria ha adottato perché copre qualsiasi tipo di spazio, convenzionale o no. Scegliere la location è una delle prime decisioni di ogni produzione, perché condiziona capienza, tecnica, ristorazione, accessi e budget.
Detto questo, la domanda interessante non è che cosa significhi la parola, ma come si sceglie bene. Una location sbagliata non si sistema dopo con la produzione: si subisce. Andiamo con ordine.
I tipi di location che esistono (e a cosa serve ciascuno)
Non esiste una location migliore di un’altra in astratto. Esistono location adatte o inadatte a un evento concreto.
Sale d’albergo
Il formato classico dell’evento aziendale. Offrono un’infrastruttura completa: climatizzazione, arredi, cucina, personale e, spesso, alloggio per gli ospiti nello stesso edificio. Il limite abituale è che legano l’affitto al loro catering e che la personalizzazione ha dei confini: la sala sembra una sala d’albergo.
Funzionano molto bene per congressi di medie dimensioni, giornate di formazione, colazioni executive e cene formali.
Centri congressi e quartieri fieristici
Pensati per eventi grandi: superfici ampie, altezze libere, pavimenti che reggono carichi, accessi per camion, energia trifase. L’infrastruttura tecnica integrata riduce il costo di produzione al metro quadro, anche se l’affitto base è alto.
Sono la scelta naturale per fiere, esposizioni, congressi di massa e convention oltre le 500 persone.
Spazi industriali e culturali
Capannoni riconvertiti, fabbriche recuperate, centri culturali, musei. Portano identità: lo spazio racconta già qualcosa prima che montiate qualsiasi cosa. Il limite è che quasi mai hanno un’infrastruttura per eventi completa, quindi produzione tecnica, energia e a volte perfino i servizi igienici sono a carico dell’organizzatore.
Ideali per lanci di prodotto, attivazioni di marca ed eventi in cui l’estetica pesa.
Spazi all’aperto
Campi, parchi, lungomari, terrazze. Massima flessibilità e capienza, nessun tetto (letteralmente). Tutto ciò che in una sala è già risolto qui si monta: tensostrutture, pavimentazioni, energia, acqua, servizi igienici, transenne. E compare la variabile che non controllate: il meteo, che richiede un piano di contingenza vero, non un auspicio.
Sono il terreno naturale di festival, eventi sportivi ed esperienze di massa.
Stadi e club sportivi
Uniscono grande capienza e infrastruttura parziale: servizi igienici, accessi e sicurezza esistono già, ma l’evento aziendale o lo show richiedono un allestimento pesante. Aggiungono una complessità propria: il calendario sportivo della società comanda sul vostro.
Tabella comparativa: cosa vi dà e cosa vi chiede ogni tipo
| Tipo di location | Infrastruttura inclusa | Personalizzazione | Costo di produzione aggiuntivo | Ideale per |
|---|---|---|---|---|
| Hotel | Alta | Bassa | Basso | Eventi aziendali formali |
| Centro congressi | Alta | Media | Medio | Fiere e congressi |
| Industriale / culturale | Bassa | Alta | Alto | Lanci, attivazioni |
| All’aperto | Nulla | Totale | Molto alto | Festival, eventi di massa |
| Stadio / club | Media | Media | Alto | Show, eventi sportivi |
La lettura corretta della tabella va da destra a sinistra: prima definite che evento state facendo, poi quale tipo di spazio lo serve.
I sette criteri per scegliere una location
Quando visitate gli spazi, portate questa lista. Ogni punto che non controllate prima di firmare lo pagherete dopo.
- Capienza autorizzata reale. Non quella che vi dice il commerciale: quella che risulta dall’autorizzazione. La capienza è un limite legale, e superarla è un rischio che nessuna società di produzione seria accetta.
- Autorizzazioni e assicurazioni. La location deve essere autorizzata per l’uso che ne farete, con assicurazioni in corso di validità. Se lo spazio non le ha, ottenerle tocca a voi e richiede settimane.
- Dotazione elettrica. Quanti kilowatt fornisce, se c’è un quadro per eventi, se serviranno generatori. La tecnica moderna (schermi LED, audio, streaming) consuma molta energia.
- Accessi di carico e circolazione. Da dove entrano i camion, se c’è un montacarichi, a che ora è consentito il load in (l’ingresso delle attrezzature). Una location bellissima con un accesso impossibile fa salire il costo di tutto l’allestimento.
- Limiti di orario e di volume. Fino a che ora si può lavorare e a quale volume. Le sanzioni per rumore e i disallestimenti di corsa costano cari.
- Politica sulla ristorazione. Se il catering è libero, esclusivo della location od obbligatorio con minimi di spesa. Questo punto da solo può spostare il budget totale di oltre il 20%.
- Connettività. Quale internet c’è davvero, non il wifi di cortesia. Se il vostro evento accredita partecipanti o trasmette in diretta, serve una connessione dedicata o un piano che non dipenda dalla location: qui spieghiamo come gestire il controllo accessi senza internet.
L’errore classico: innamorarsi dello spazio prima di definire l’evento
Succede di continuo: qualcuno scopre una location spettacolare e costruisce l’evento intorno. Il processo sano è l’inverso. Prima l’obiettivo, il pubblico e il formato; poi lo spazio che li serve. Una location non convenzionale abbagliante può essere una trappola se il vostro evento ha bisogno di un’acustica controllata, o se il vostro pubblico è aziendale e l’accesso è complicato.
Conviene anche visitare il luogo in condizioni simili a quelle dell’evento: di sera se l’evento è serale, con la pioggia se la data cade nella stagione delle piogge, all’ora di punta se gli ospiti arrivano all’ora di punta. La location vuota un martedì alle 10 del mattino mente: non mostra l’acustica con la gente dentro, né il caldo con le luci accese, né quanto tempo serve per svuotarsi a fine giornata.
Se il vostro evento è in Argentina, abbiamo una guida su come organizzare un evento a Buenos Aires, una pagina sulle sedi per congressi a Buenos Aires e, se guardate fuori dalla capitale, la pagina sulla produzione di eventi a Córdoba come riferimento su cosa cambia nell’interno del paese.
Chi dovrebbe scegliere la location
La risposta breve: decide l’organizzatore, ma conviene che una società di produzione partecipi prima della firma. Non perché l’organizzatore non sappia cosa vuole, ma perché chi produce sa cosa nasconde lo spazio: la potenza elettrica che manca, l’accesso che complica l’allestimento, la clausola sul catering che fa saltare il budget. Un sopralluogo tecnico di un’ora prima della firma evita mesi di toppe.
In SOMOS DER facciamo questo lavoro ogni settimana: rileviamo gli spazi, incrociamo capienza, formato e budget, e diciamo con franchezza quando una location non conviene all’evento, anche se è bella. Se state scegliendo lo spazio per il vostro prossimo evento, scriveteci e lo valutiamo insieme prima che firmiate qualsiasi cosa.