Un congresso con interpretazione simultanea richiede una cabina per ogni lingua verso cui si interpreta, almeno due interpreti per cabina e un ricevitore con cuffie per ogni partecipante che non segue la lingua del relatore. È la regola generale delle norme professionali dell’AIIC, l’associazione internazionale degli interpreti di conferenza: due per lingua e per cabina, tre se una cabina bidirezionale fa anche da relais, e una giornata che non supera due sessioni da due ore e mezza a tre ore. Le cabine mobili seguono la norma ISO 17651-2:2024. Con questi quattro numeri si chiudono budget, pianta della sala e programma; quello che non ci sta si risolve aggiungendo persone, non chiedendo di più alla stessa squadra. Per un’associazione, un’agenzia o un marchio che porta il proprio congresso in Argentina o in un altro paese dell’America Latina, sono anche la lista da consegnare al partner locale.
Quante cabine: una per lingua di arrivo
Si contano le lingue di arrivo, non le lingue parlate sul palco. Secondo l’AIIC, il numero di cabine è uguale al numero di lingue verso cui si interpreta, con un’eccezione: in un congresso in due lingue può bastare una sola cabina, perché gli interpreti lavorano in entrambe le direzioni.
Un esempio per impostare il calcolo. Un congresso a Buenos Aires con interventi in spagnolo e in inglese, e una delegazione italiana che deve seguire in italiano:
- Cabina inglese, bidirezionale: porta lo spagnolo in inglese e, quando un relatore parla in inglese, l’inglese in spagnolo.
- Cabina italiana: interpreta verso l’italiano. Quando il relatore parla una lingua da cui quella cabina non lavora, prende il relais dalla cabina inglese.
- Risultato: due cabine e tre canali audio (spagnolo, inglese e italiano), più l’audio di sala.
Ogni lingua in più significa una cabina in più, più interpreti e un canale in più nel sistema. Per questo le lingue vanno decise con l’elenco degli iscritti alla mano, e non per scrupolo.
Quanti interpreti: due per cabina, come minimo
L’AIIC è netta: come regola generale, un interprete non lavora da solo in una cabina di simultanea. La squadra minima è di due per lingua e per cabina, che si alternano. La guida per organizzatori di AIIC Grecia e Cipro lo traduce in un esempio: un evento in quattro lingue richiede otto interpreti, due per lingua, con turni di 30 minuti.
Il numero sale in due casi:
- Relais da una cabina bidirezionale. Se una cabina lavora nelle due direzioni e alimenta anche le altre, le norme dell’AIIC chiedono almeno tre interpreti. Nell’esempio sopra, la cabina inglese ne avrebbe tre.
- Giornate lunghe. La tabella dell’AIIC indica che la squadra cresce quando le ore di lavoro si allungano.
Le norme ammettono di ridurre il numero in casi eccezionali, purché qualità e salute degli interpreti siano tutelate. È un’eccezione concordata con la squadra, non un risparmio deciso su un foglio di calcolo.
La giornata: quanto lavora una squadra e come si costruisce il programma
Secondo l’AIIC, la giornata di una squadra non supera due sessioni da due ore e mezza a tre ore ciascuna. In pratica, questo dà forma al programma del congresso:
- Una mattina di tre ore e un pomeriggio di tre ore, con il pranzo in mezzo, stanno in una giornata.
- Una cena con discorsi dopo una giornata piena di sessioni, no: è una terza sessione e richiede un’altra squadra o un rinforzo.
- Le sessioni parallele moltiplicano cabine e squadre. Due sale con interpretazione in contemporanea sono due allestimenti completi.
L’altro punto è la preparazione. AIIC Grecia e Cipro chiede di inviare agli interpreti relazioni, presentazioni e materiale di riferimento nelle lingue del congresso il prima possibile, di nominare un solo referente per la squadra e di tenere informato il capo équipe su ogni cambio di programma. Un interprete che riceve la presentazione la sera prima interpreta peggio, e non per mancanza di mestiere.
Attrezzatura e sala: cosa va risolto prima della prima prova
L’interpretazione simultanea è, in buona parte, una questione di audio. L’elenco di AIIC Grecia e Cipro per la sala è concreto:
- Cabine insonorizzate, una per lingua di arrivo, con ventilazione silenziosa e vista diretta sui relatori e sulla sala. Le cabine mobili seguono la ISO 17651-2:2024, che ha sostituito la ISO 4043:2016 e riguarda progettazione, uso e collocazione di queste cabine in sala.
- Console per interpreti, mixer e sistema di trasmissione verso i ricevitori.
- Ricevitori wireless e cuffie per i partecipanti, e microfoni per chiunque parli, anche dalla platea.
- Una prova di tutta l’attrezzatura prima dell’apertura del congresso, fatta insieme dal capo équipe degli interpreti e dal tecnico audio.
Il punto 3 è quello più sottovalutato. Se un delegato fa una domanda dalla platea senza microfono, la cabina non la sente e la domanda non esiste per chi segue in un’altra lingua. Al V Congresso mondiale dell’Asturianità, a Buenos Aires, che si è chiuso con un’assemblea che ha votato le conclusioni, il sistema congressuale ha unito microfoni a collo d’oca al tavolo dei relatori e microfoni wireless per la sala proprio per questo: ogni delegato che chiede la parola deve essere sentito.
Se il congresso viene anche trasmesso in streaming, serve un canale per lingua o almeno la decisione su quale lingua va in onda. Cosa cambia tra la sala e la diretta è spiegato in eventi ibridi: come organizzarli.
Interpreti da remoto o traduzione automatica?
Oggi le strade sono tre: interpreti in sala, interpreti che lavorano a distanza da un hub o da casa, e traduzione automatica. La guida di AIIC Grecia e Cipro chiede, se gli interpreti lavoreranno a distanza, di avvisarli fin dall’inizio, perché tecnicamente è più complesso.
Sulla traduzione automatica, un segnale chiaro arriva dagli stessi interpreti istituzionali. La conferenza Interpreting Europe 2026 della Direzione generale dell’Interpretazione della Commissione europea, in programma il 26 e 27 novembre a Bruxelles con il tema “Voci umane, tecnologie intelligenti”, mostrerà sottotitoli e traduzione automatica in tutte le lingue ufficiali dell’UE. In altre parole: la macchina entra come complemento visibile, e il dibattito è su come convive con la voce umana, non su come la sostituisce.
Per un congresso, la regola pratica è questa: plenarie, trattative e assemblee che votano con gli interpreti; sottotitoli o traduzione automatica come supporto sugli schermi o nelle sessioni meno delicate, sempre provati prima con i relatori e la terminologia reali.
Come si organizza dall’estero con un partner locale in America Latina
Un’associazione, un’agenzia o un marchio europeo o nordamericano che porta il proprio congresso a Buenos Aires o in un’altra città della regione porta con sé il programma, i relatori e le lingue. Il resto si risolve sul posto: una sala che accoglie le cabine con vista diretta, il sistema congressuale, i ricevitori, la prova congiunta con il capo équipe degli interpreti e il coordinamento dei cambi di programma in diretta. Che la squadra di interpreti arrivi dall’estero o venga ingaggiata sul posto, è il partner locale a preparare la sala perché possa lavorare.
Il resto del percorso è in come organizzare un congresso. La parte tecnica, con audio, schermi e streaming, fa parte della nostra copertura audiovisiva. E se sei un’agenzia o un’associazione che cerca un partner in Argentina o nella regione per un evento multilingue, scopri come funzionano le nostre partnership strategiche.