De plus en plus d’entreprises changent la destination de leurs événements à la dernière minute, ou choisissent d’emblée une destination plus proche. Selon le rapport Corporate Meetings in 2026 de Skift Meetings, publié le 9 septembre à partir d’une enquête auprès de 111 organisateurs en entreprise, 26 % ont déjà annulé, reporté ou déplacé un événement parce que leur direction n’était pas à l’aise avec la destination, 46 % achètent davantage dans leur propre pays et 33 % davantage dans leur région. Pour une agence ou une marque qui prépare un événement en Amérique latine, la question change : bien choisir le pays ne suffit plus, il faut un plan B de destination dès le premier budget. Et ce plan B repose sur ce qui ne s’improvise pas : un partenaire local dans le pays alternatif.
Ce que disent les chiffres de 2026
Skift a interrogé des organisateurs internes d’entreprises de la finance, de la technologie, de la santé et de l’industrie, avec des budgets annuels allant de moins de 500 000 à plus de 10 millions de dollars. Trois résultats expliquent le virage vers des destinations plus proches :
- La destination est devenue une décision de la direction. 26 % ont déplacé ou annulé un événement parce que leurs dirigeants n’étaient pas à l’aise avec le lieu, et le risque géopolitique arrive en tête des facteurs qui pèseront le plus dans les 12 à 24 prochains mois.
- Les coûts montent, pas les budgets. 79 % ont vu leurs dépenses augmenter d’au moins 5 % sur un an, 47 % ont un budget gelé et 19 % ont subi des coupes.
- Les contrats ont vieilli. La moitié des organisateurs n’a pas mis à jour ses contrats pour ce contexte, avec des failles sur la force majeure, les pénalités d’annulation et d’attrition, et les acomptes.
SITE Global, l’association du voyage de stimulation, a lu le même rapport et ajoute un détail : les coûts et la volatilité des devises, ainsi que la sécurité ou les troubles, sont chacun cités par 24 % des répondants comme motifs d’inquiétude sur une destination. Sa conclusion rejoint celle de Skift : les entreprises ne renoncent pas aux événements, elles coupent dans le superflu.
Trois organisations qui ont déjà redessiné la carte
Au Skift Meetings Forum, tenu le 22 septembre à New York, deux organisateurs de grands congrès ont expliqué comment ils choisissent désormais leurs destinations. La couverture de Skift Meetings du 30 septembre rapporte les deux cas.
Kyle Jordan, d’INFORMS, planifie ses congrès jusqu’en 2032 ou 2034 et évalue aujourd’hui les visas, les droits de douane et le confort des participants avant de maintenir un congrès aux États-Unis. Il a donné deux chiffres : la participation canadienne a chuté de 45 % entre 2024 et 2025 sans remonter en 2026, et pour le congrès 2025 à Singapour, ils attendaient 600 personnes et en ont accueilli 1 175. Le conseil a décidé de garder le congrès en Asie-Pacifique pour une durée indéterminée.
Shannon Watson, du Rotary, a expliqué que l’organisation choisit ses destinations sept à neuf ans à l’avance et a pourtant changé deux fois la destination de sa convention 2027 entre avril 2025 et avril 2026, avant de retenir Barcelone, pour un événement qui attend entre 20 000 et 25 000 personnes.
La leçon pour une entreprise qui organise un lancement ou une convention de taille moyenne est directe : si des organisations qui ont des années d’avance doivent changer de destination, un événement préparé à quelques mois a besoin d’une alternative pensée à l’avance.
Ce que cela change pour un événement en Amérique latine
Le réflexe « acheter plus près » joue dans deux sens pour la région.
Pour une marque latino-américaine, régional veut dire un autre pays de la région plutôt qu’un vol long-courrier : une réunion de distributeurs qui partait à Miami ou en Europe peut se tenir à Buenos Aires, Santiago, Montevideo ou Mexico, avec des fuseaux horaires proches et des vols directs.
Pour une agence ou une marque européenne, canadienne ou américaine qui a déjà choisi l’Amérique latine, l’enjeu est différent : le pays retenu peut ne plus convenir pour une raison qu’elle ne maîtrise pas (une dévaluation, un conflit, un changement des règles d’entrée), et elle doit pouvoir déplacer l’événement dans un pays voisin sans perdre le travail déjà fait. La région a là un atout rarement exploité : plusieurs destinations possibles à quelques heures de vol les unes des autres.
Comment évaluer une destination avant de signer
Au forum, Jordan a décrit une méthode applicable à toute production : noter chaque risque de 1 à 5 pour l’impact et de 1 à 5 pour la probabilité, multiplier les deux notes et, pour les plus élevées, estimer le montant de recettes et de coûts exposé. Pour un événement d’entreprise en Amérique latine, la liste minimale des risques à noter est la suivante :
- Entrée sur le territoire. Visas, exigences sanitaires ou documents pour chaque nationalité, et délais d’obtention.
- Coûts et devises. L’écart possible du taux de change entre le budget et le paiement final, et la devise de chaque prestataire.
- Sécurité et climat social. Grèves, manifestations ou élections qui tombent sur vos dates.
- Desserte aérienne. Vols directs depuis les principales villes de départ des participants, et ce qui se passe si une ligne est supprimée.
- Confort des participants. L’exemple d’INFORMS le montre : si les gens ne veulent pas y aller, la destination échoue même quand tout le reste est en ordre.
Avec cette grille, la décision n’est plus une impression du comité de direction mais un chiffre que l’on peut comparer entre deux ou trois destinations. C’est le travail du conseil en production événementielle avant tout engagement financier.
Ce que le contrat doit prévoir si l’événement doit bouger
La couverture du forum est claire : le coût d’un report, d’un déplacement ou d’une annulation doit figurer dans chaque contrat. Concrètement, quatre clauses à revoir avant de signer avec le lieu et avec le producteur local :
- Force majeure couvrant les scénarios réels d’aujourd’hui (changement des règles d’entrée, conflits, troubles), et pas seulement les catastrophes naturelles.
- Changement de lieu ou de date comme alternative à l’annulation, avec acompte transférable.
- Pénalités d’annulation et d’attrition qui ne se cumulent pas pour un même fait, la double facturation que signale le rapport de Skift.
- Échéancier de paiement progressif, pour que l’engagement reste à chaque étape le minimum nécessaire.
Cela se complète avec un plan de contingence opérationnel pour le jour J : le contrat couvre la décision de déplacer, le plan de contingence couvre ce qui se passe une fois l’événement lancé.
Un plan B de destination se construit avec un partenaire local
Déplacer un événement dans un autre pays en quelques semaines n’échoue pas à cause du lieu : cela échoue parce que, dans la nouvelle destination, personne ne connaît les prestataires, les autorisations ni les délais. Un plan B n’est donc pas une deuxième ville dans un tableau, c’est une équipe sur place qui sait déjà comment on y produit.
C’est ainsi que nous travaillons avec les agences et les marques étrangères : nous produisons en Argentine et opérons dans le reste de la région avec un réseau de partenaires locaux, de sorte qu’un événement peut être conçu pour un pays avec son alternative déjà prête dans un autre. La distance n’est pas un obstacle ; nous avons piloté le contrôle d’accès de la FILGUA au Guatemala depuis Buenos Aires avec une équipe locale sur le salon. Et pour une agence étrangère, le modèle est celui d’un partenaire opérationnel en Argentine : l’agence garde la relation avec son client, nous apportons l’opération sur place.
Si vous réfléchissez à la destination de votre prochain événement en Amérique latine, ou s’il vous faut une alternative pour un événement déjà lancé, découvrez nos partenariats stratégiques.