Sur un événement, toute personne identifiable sur une photo ou une vidéo dispose d’un droit sur son image. Vous avez besoin d’un consentement spécifique et informé pour diffuser un portrait ou un plan serré. Les plans larges de foule dans un lieu ouvert au public sont plus souples, mais ne dispensent ni d’une signalétique claire, ni d’une procédure de retrait. La bonne pratique consiste à recueillir l’accord à l’inscription et à le rendre exploitable le jour J.
Le principe, en une phrase
Personne ne peut diffuser l’image d’une personne identifiable sans son accord, et cet accord doit porter sur des usages précis. Un « oui » donné pour une publication interne ne couvre pas une campagne publicitaire deux ans plus tard.
À cela s’ajoute le RGPD, qui traite une photo identifiante comme une donnée personnelle. Vous devez donc savoir où sont stockées vos images, qui y accède, combien de temps vous les conservez et comment vous répondez à une demande de suppression. C’est le même raisonnement que pour les listes de participants, que nous détaillons dans notre article sur les données personnelles des participants.
Ce qui change selon le type de plan
Toutes les images ne présentent pas le même niveau de risque. Cette grille sert de référence à nos équipes sur le terrain.
| Type d’image | Niveau de risque | Ce qu’il faut prévoir |
|---|---|---|
| Plan large de foule, personnes non isolées | Faible | Signalétique à l’entrée, mention dans le programme |
| Plan moyen, quelques personnes reconnaissables | Moyen | Consentement à l’inscription, retrait sur demande |
| Portrait, plan serré, interview | Élevé | Autorisation écrite nommative signée sur place |
| Intervenant sur scène | Moyen | Clause image dans le contrat de l’intervenant |
| Salarié utilisé sur un support commercial | Élevé | Autorisation dédiée, distincte du contrat de travail |
| Mineur, quel que soit le plan | Très élevé | Autorisation parentale écrite et vérifiée |
Comment recueillir un consentement qui tient
La méthode qui fonctionne, parce qu’elle ne repose pas sur la bonne volonté d’une équipe débordée le jour J, consiste à traiter le consentement comme une donnée d’accréditation.
- Une case dédiée au formulaire d’inscription. Non pré-cochée, séparée de l’acceptation des conditions générales, et rédigée en langage clair. Un refus ne doit jamais empêcher de s’inscrire.
- Un texte qui liste les usages. Site web, réseaux sociaux de l’organisateur, relations presse, supports commerciaux, durée de conservation. Ce qui n’est pas listé n’est pas couvert.
- Un marquage visible sur le badge. C’est le point qui change tout sur le terrain. Une pastille de couleur, un lanyard différent ou un pictogramme imprimé permet à l’équipe photo de savoir instantanément qui ne veut pas être pris en photo, sans consulter une liste.
- Une signalétique aux points d’entrée. Un panneau lisible qui indique que l’événement est photographié et filmé, avec le contact du responsable.
- Un formulaire papier de secours à l’accueil. Pour les inscriptions de dernière minute et les accompagnants.
Le marquage sur badge mérite qu’on s’y arrête : il transforme une obligation juridique abstraite en information opérationnelle. C’est exactement le rôle d’un système d’accréditation bien conçu, capable de porter sur le badge une information de préférence individuelle en plus des droits d’accès, comme nous l’expliquons dans notre approche du contrôle d’accès et de l’accréditation.
Les cas particuliers qui posent problème
Le streaming en direct
Une diffusion en direct rend le retrait a posteriori impossible pendant l’émission. Deux règles s’appliquent : cadrer la salle en plans larges pendant les séquences retransmises, et prévoir une zone de la salle explicitement annoncée comme non filmée pour les personnes qui refusent. Ce point se cale avec l’équipe technique au moment du repérage, jamais le jour même.
Les photos livrées aux participants
De plus en plus d’événements offrent aux participants leurs propres photos pendant l’événement. La logique est excellente pour l’expérience, mais elle crée un traitement de données supplémentaire : recherche par visage ou par numéro de badge, envoi par courriel, hébergement de la galerie. Chacune de ces étapes doit être décrite dans l’information donnée aux participants, et la galerie doit avoir une date de fermeture connue.
Les photographes multiples
Un événement rassemble souvent un photographe officiel, une équipe vidéo, des prestataires de marque et des invités qui filment avec leur téléphone. Vous ne contrôlez que les premiers. Le contrat avec chaque prestataire doit préciser à qui appartiennent les fichiers, quels usages sont autorisés et sous quel délai les rushes vous sont remis. Sans cette clause, vous découvrez vos propres images dans le portfolio d’un tiers.
Les sponsors
Un sponsor qui souhaite utiliser des photos de l’événement pour sa propre communication commerciale sort du périmètre du consentement recueilli par l’organisateur, sauf si celui-ci l’a explicitement mentionné. Prévoyez la formulation dès l’inscription si vous savez que des partenaires exploiteront les visuels.
La checklist opérationnelle
À valider avant chaque événement, quelle que soit sa taille :
- Le formulaire d’inscription contient une case image distincte et non pré-cochée.
- Les usages, la durée et le responsable sont écrits en clair.
- Le badge porte un marquage visible pour les refus.
- L’équipe photo a reçu un brief écrit sur ce marquage.
- Des panneaux d’information sont posés à chaque entrée.
- Les intervenants ont une clause image dans leur contrat.
- Les mineurs sont identifiés et leurs autorisations vérifiées.
- Le contrat de chaque prestataire audiovisuel précise la propriété des fichiers.
- Une adresse de contact unique existe pour les demandes de retrait.
- Un délai de conservation des images est fixé et appliqué.
Ce que cela change dans la production
Beaucoup d’organisateurs traitent le droit à l’image comme une formalité juridique à cocher en amont, alors que c’est un sujet d’exécution. La différence entre un événement conforme et un événement exposé ne se joue pas dans la qualité du texte du formulaire : elle se joue dans la capacité de l’équipe sur place à savoir, en une seconde, si la personne dans le cadre a donné son accord.
Cela suppose trois choses concrètes : un système d’inscription qui collecte la préférence, un badge qui la rend visible, et une équipe audiovisuelle briefée pour la respecter. Ces trois éléments relèvent de la production, pas du service juridique. Notre travail sur la couverture audiovisuelle intègre ce point dès le repérage, parce qu’il est bien plus coûteux de retirer des images après coup que de les cadrer correctement.
Passer à l’action
Si vous préparez un événement filmé ou diffusé et que la chaîne entre l’inscription, le badge et l’équipe photo n’est pas encore construite, c’est le moment de la poser. Nous pouvons prendre en charge à la fois l’accréditation et la couverture audiovisuelle pour qu’elles parlent le même langage. Écrivez-nous pour en discuter.