Cada vez mais empresas trocam a sede dos seus eventos em cima da hora, ou já escolhem desde o início um destino mais próximo. Segundo o relatório Corporate Meetings in 2026, da Skift Meetings, publicado em 9 de setembro com base em uma pesquisa com 111 organizadores corporativos, 26% já cancelaram, adiaram ou mudaram um evento porque a liderança não estava confortável com o destino, 46% estão contratando mais no próprio país e 33% mais na própria região. Para uma agência ou marca que planeja um evento na América Latina, a pergunta muda: não basta escolher bem o país, é preciso ter um plano B de destino desde o primeiro orçamento. E esse plano B depende de algo que não se improvisa: um parceiro local no país alternativo.
O que dizem os números de 2026
A Skift ouviu organizadores internos de empresas de finanças, tecnologia, saúde e indústria, com orçamentos anuais que vão de menos de 500 mil a mais de 10 milhões de dólares. Três dados explicam a virada para sedes mais próximas:
- O destino virou decisão da liderança. 26% mudaram ou cancelaram um evento pelo desconforto dos seus líderes com o local escolhido, e o risco geopolítico ficou em primeiro lugar entre as forças que mais vão pesar nos próximos 12 a 24 meses.
- Os custos sobem e os orçamentos não. 79% viram os gastos subir pelo menos 5% em um ano, 47% estão com o orçamento congelado e 19% sofreram cortes.
- Os contratos ficaram velhos. Metade dos organizadores não atualizou seus contratos para este cenário, com lacunas em força maior, multas por cancelamento e por desistências, e depósitos.
A SITE Global, associação de viagens de incentivo, leu o mesmo relatório e acrescenta um detalhe: custos e volatilidade cambial, e segurança ou distúrbios, aparecem cada um em 24% das respostas como motivo de preocupação com um destino. A conclusão coincide com a da Skift: as empresas não estão deixando de fazer eventos, estão cortando excessos.
Três organizações que já redesenharam o mapa
No Skift Meetings Forum, realizado em 22 de setembro em Nova York, dois organizadores de grandes congressos contaram como decidem hoje onde fazer seus encontros. A cobertura da Skift Meetings de 30 de setembro registra os dois casos.
Kyle Jordan, da INFORMS, planeja sedes até 2032 ou 2034 e hoje avalia vistos, tarifas e o conforto dos participantes antes de manter um congresso nos Estados Unidos. Ele deu dois números: a participação de canadenses caiu 45% entre 2024 e 2025 e não se recuperou em 2026, e para o encontro de 2025 em Singapura esperavam 600 pessoas e foram 1.175. O conselho decidiu manter o congresso na Ásia-Pacífico por tempo indeterminado.
Shannon Watson, do Rotary, contou que a organização escolhe destinos com sete a nove anos de antecedência e, mesmo assim, trocou duas vezes a sede da convenção de 2027 entre abril de 2025 e abril de 2026, até ficar com Barcelona, para um evento que espera entre 20 mil e 25 mil pessoas.
A lição para uma empresa que organiza um lançamento ou uma convenção de porte médio é direta: se organizações com anos de antecedência precisam mudar a sede, um evento planejado com poucos meses de margem precisa da alternativa pensada de antemão.
O que isso significa para um evento na América Latina
A tendência de contratar “mais perto de casa” funciona em dois sentidos para a região.
Para uma marca brasileira ou latino-americana, regional quer dizer outro país da região em vez de um voo longo: um encontro de distribuidores que antes ia para Miami ou para a Europa pode acontecer em Buenos Aires, Santiago, Montevidéu ou na Cidade do México, com fusos parecidos e voos diretos.
Para uma agência ou marca da Europa, do Canadá ou dos Estados Unidos que já decidiu fazer seu evento na América Latina, a mudança é outra: o país escolhido pode deixar de servir por um motivo que ela não controla (uma desvalorização, um conflito, uma mudança nas regras de entrada), e ela precisa poder levar o evento para um país vizinho sem perder o trabalho feito. Aí a região tem uma vantagem pouco usada: vários destinos possíveis a poucas horas de voo entre si.
Como avaliar um destino antes de assinar
No fórum, Jordan descreveu um método que cabe em qualquer produção: dar nota de 1 a 5 para o impacto e de 1 a 5 para a probabilidade de cada risco, multiplicar as duas e, para as notas mais altas, estimar quanto de receita e de custo fica exposto. Aplicada a um evento corporativo na América Latina, a lista mínima de riscos a pontuar é esta:
- Entrada no país. Vistos, exigências sanitárias ou documentos para cada nacionalidade que viaja, e quanto tempo leva para obtê-los.
- Custos e moeda. Quanto o câmbio pode variar entre o orçamento e o pagamento final, e em que moeda cada fornecedor cota.
- Segurança e clima social. Greves, manifestações ou eleições que coincidam com a data.
- Conectividade. Voos diretos a partir das principais origens dos participantes e o que acontece se uma rota cair.
- Conforto dos participantes. O dado da INFORMS mostra que, se as pessoas não querem ir, o destino falha mesmo com todo o resto em ordem.
Com essa matriz montada, a decisão deixa de ser uma impressão da diretoria e vira um número que se compara entre duas ou três sedes. Esse é o trabalho de uma consultoria de produção antes de qualquer valor comprometido.
O que o contrato precisa dizer se o evento tiver de mudar
A cobertura do fórum é clara: o custo de adiar, mudar ou cancelar tem de estar em todo contrato. Na prática, são quatro cláusulas revisadas antes de assinar com a sede e com o produtor local:
- Força maior que inclua os cenários reais de hoje (mudanças nas regras de entrada, conflitos, distúrbios), e não só catástrofes naturais.
- Troca de sede ou de data como alternativa ao cancelamento, com o depósito transferível.
- Multas por cancelamento e por desistências que não se somem pelo mesmo fato, a cobrança em dobro que o relatório da Skift aponta.
- Calendário de pagamentos escalonado, para que em cada momento o comprometido seja o mínimo necessário.
Isso se complementa com um plano de contingência operacional para o dia do evento: o contrato cobre a decisão de mudar, o plano de contingência cobre o que acontece quando o evento já está em andamento.
O plano B de destino se monta com um parceiro local
Levar um evento para outro país em poucas semanas não falha por causa da sede: falha porque no novo destino ninguém conhece os fornecedores, as licenças nem os prazos. Por isso o plano B não é só uma segunda cidade numa planilha, é uma equipe nesse lugar que já sabe como se produz ali.
É assim que trabalhamos com agências e marcas de fora: produzimos na Argentina e operamos no resto da região com uma rede de parceiros locais, de modo que o evento pode ser pensado para um país e ter a alternativa resolvida em outro. A distância não é obstáculo; operamos o controle de acesso da FILGUA na Guatemala a partir de Buenos Aires, com equipe local na feira. E quando quem trabalha conosco é uma agência do exterior, o modelo é o de um parceiro operacional na Argentina: a agência mantém a relação com o cliente e nós colocamos a operação no destino.
Se você está avaliando onde fazer seu próximo evento na América Latina, ou precisa de uma sede alternativa para um que já está em andamento, veja como funcionam as nossas parcerias estratégicas.