Il wi-fi di un evento si dimensiona partendo dai dispositivi connessi, non dai partecipanti: si stima che si colleghi tra il 50% e il 70% dei presenti, con 1,5 dispositivi a testa, e si prevedono da 1 a 2 Mbps per dispositivo. Servono poi un access point ogni 40-60 dispositivi attivi, una rete separata per la produzione e una linea di backup indipendente dalla sede.
Perché il wi-fi della sede quasi mai basta
La rete di un centro congressi, di un hotel o di uno spazio industriale è pensata per l’uso quotidiano dell’edificio: uffici, reception, qualche sala riunioni. Un evento cambia completamente il profilo di carico. Centinaia di dispositivi si accendono nello stesso momento, nello stesso punto, e chiedono banda tutti insieme nei venti minuti dell’accoglienza e nelle pause caffè.
Il risultato tipico è una rete che nei test a sala vuota funziona benissimo e che il giorno dell’evento smette di rispondere. Non è un guasto: è saturazione. Gli access point reggono la copertura ma non la densità, e la linea in uscita non ha la capacità per gestire il traffico simultaneo.
Per questo il primo passo non è chiedere alla sede «avete il wi-fi», ma chiedere tre numeri: capacità reale della linea in download e upload, modello e numero degli access point in sala, e se la rete è condivisa con altre aree dell’edificio.
Le quattro variabili che decidono il dimensionamento
Densità. Non conta la superficie ma quante persone stanno nello stesso metro quadro. Una platea da 800 posti in una sala plenaria è un problema tecnico diverso da 800 persone distribuite su tre piani di un’area espositiva.
Uso previsto. Un pubblico che consulta l’agenda e pubblica qualche foto consuma poco. Un pubblico che partecipa a votazioni in tempo reale, scarica materiali o segue una sessione parallela in streaming consuma molto di più. Le demo in cloud degli sponsor sono la voce più sottovalutata.
Simultaneità. Il picco non è distribuito. Si concentra all’apertura porte, nella pausa e alla fine della sessione principale. La rete va progettata per il picco, non per la media.
Interferenze. Ogni hotspot personale, ogni radiomicrofono, ogni impianto di traduzione simultanea occupa spettro. In un’area espositiva con decine di stand che portano il proprio router, la banda a 2,4 GHz diventa inutilizzabile.
Tabella di dimensionamento indicativa
| Partecipanti | Dispositivi attivi stimati | Banda consigliata | Access point |
|---|---|---|---|
| 150 | 130 | 150-250 Mbps | 3-4 |
| 500 | 450 | 400-700 Mbps | 8-10 |
| 1.000 | 900 | 0,8-1,5 Gbps | 12-18 |
| 3.000 | 2.700 | 2,5-4 Gbps | 40-60 |
| 8.000 (area espositiva) | 7.000 | 6-10 Gbps | 100-140 |
I valori sono una base di partenza per capire l’ordine di grandezza e vanno corretti sulla planimetria reale, sui materiali dell’edificio e sul programma dell’evento. Una sala con pareti in cemento armato e colonne può richiedere il doppio degli access point a parità di pubblico.
Le tre reti che ogni evento dovrebbe avere separate
Mettere tutto sulla stessa rete è l’errore più costoso e il più frequente. Una produzione seria lavora con almeno tre reti logiche distinte, con banda garantita per ognuna:
- Rete pubblica per i partecipanti. Aperta o con password unica, con limite di banda per dispositivo e isolamento client, in modo che un dispositivo non veda gli altri.
- Rete di produzione. Riservata a controllo accessi, terminali di accreditamento, cassa, biglietteria, pannelli di monitoraggio e radio su IP. Non deve mai competere con il traffico del pubblico.
- Rete audiovisiva. Encoder di streaming, regia, monitor remoti. Ha bisogno soprattutto di upload stabile e di latenza bassa, due cose che il pubblico distrugge se condivide la stessa uscita.
A queste si aggiunge, quando il budget lo consente, una connettività di backup su rete mobile con bilanciamento automatico: se la linea principale cade, produzione e streaming continuano.
Cosa deve reggere quando la rete cade comunque
Nessuna rete è a prova di guasto. La domanda giusta non è «cadrà?» ma «cosa smette di funzionare quando cade?».
Il punto più critico è l’ingresso. Se il sistema di accreditamento valida solo online, una caduta di rete di dieci minuti genera una coda che non si recupera più in tutta la giornata. Un sistema progettato per l’evento valida in locale sul dispositivo, mantiene la lista aggiornata a bordo e sincronizza quando la connessione torna. Approfondiamo il tema nel post sul controllo accessi senza internet e nella guida alla validazione degli accessi offline.
Lo stesso ragionamento vale per la cassa, per la stampa dei badge in loco e per i totem di consultazione. Ogni sistema che dipende dalla rete ha bisogno di una modalità degradata definita per iscritto prima dell’evento.
Il test di carico: l’unica verifica che conta
Un sopralluogo con lo smartphone in mano non dimostra nulla. La verifica seria è un test di carico, e va fatto nella sala allestita, non vuota.
- Site survey con allestimento montato. Strutture, americane, pareti degli stand e persino il pubblico assorbono segnale. La mappa di copertura cambia radicalmente tra sala vuota e sala pronta.
- Simulazione di dispositivi concentrati. Si generano centinaia di associazioni simultanee per verificare che gli access point non smettano di accettare connessioni.
- Prova sui sistemi critici. Terminali di accesso e streaming vanno testati mentre la rete pubblica è sotto carico, non in una sala silenziosa.
- Staccare la linea principale. Il backup va provato davvero, cronometrando quanti secondi passano prima che il traffico si sposti.
- Verifica dell’upload. Molte linee promettono numeri alti in download e crollano in salita, che è esattamente quello che serve allo streaming.
Nel calendario di produzione questi test vanno fissati almeno 48 ore prima dell’apertura, perché una carenza scoperta la mattina stessa non si corregge: si subisce.
Gli errori che si ripetono in quasi tutti i capitolati
Alcuni difetti compaiono con una regolarità sospetta, indipendentemente dalla dimensione dell’evento.
Il primo è contare i partecipanti invece dei dispositivi. Chi entra in sala porta uno smartphone, spesso anche un portatile o un tablet, e tutti restano associati alla rete anche quando la persona non li sta usando. Ogni associazione occupa una risorsa dell’access point.
Il secondo è affidarsi alla banda 2,4 GHz. Ha portata maggiore ma pochissimi canali non sovrapposti, e in un ambiente affollato di dispositivi diventa inutilizzabile. La progettazione seria privilegia i 5 GHz, con più access point a potenza ridotta invece di pochi a potenza alta.
Il terzo è installare tutto in quota, sopra il palco. La copertura sembra elegante sulla planimetria e nella realtà lascia scoperte le prime file e l’area di ingresso, che è esattamente dove si concentrano gli accrediti.
Il quarto è dimenticare la banda in upload. Le linee commerciali sono quasi sempre asimmetriche: promettono numeri alti in discesa e pochissimo in salita. Streaming, caricamento di foto e sincronizzazione degli accrediti lavorano tutti in salita.
Il quinto è non prevedere chi presidia la rete durante l’evento. Un tecnico presente in sede, con accesso agli apparati e un canale radio diretto con la direzione di produzione, risolve in minuti quello che via telefono richiede ore.
Chi risponde della rete
L’ultimo punto è contrattuale, non tecnico. In molti eventi la connettività è un servizio della sede, la produzione la installa un fornitore, lo streaming un altro e il controllo accessi un terzo. Quando qualcosa non funziona ognuno indica il vicino.
La soluzione è avere un unico responsabile della connettività end to end, con un capitolato che elenchi banda garantita, numero di access point, reti separate, backup e tempi di intervento. È lo stesso criterio che applichiamo alla gestione centralizzata dei fornitori: quando la responsabilità è divisa, il rischio resta al cliente.
Se state progettando un evento in cui accrediti, streaming e app per i partecipanti dipendono dalla stessa rete, conviene dimensionarla insieme a chi opera quei sistemi. Raccontateci sede, numero di partecipanti e programma e vi diciamo cosa serve davvero. Parliamo del vostro progetto.