La site inspection è il sopralluogo tecnico di una location candidata a ospitare un evento: si va sul posto per misurare, fotografare e verificare ciò che nessuna scheda commerciale racconta. Accessi carrabili, altezza utile, potenza elettrica disponibile, vie di fuga, orari di montaggio, rumore, vincoli della proprietà. Si fa prima di firmare, si conclude con un verbale scritto e serve a dire se lo spazio regge il vostro formato.
Cosa distingue un sopralluogo da una visita commerciale
Una visita commerciale mostra lo spazio nella sua versione migliore: luce curata, sale vuote, planimetria patinata. Un sopralluogo tecnico cerca l’opposto: dove sono le colonne, dove passa il rumore dell’impianto di condizionamento, dove finisce la potenza elettrica quando si accendono contemporaneamente cucina e impianto luci.
Il segnale che state facendo la cosa giusta è banale: se durante la visita non avete aperto un quadro elettrico, non avete misurato una porta e non avete chiesto un documento, avete fatto una passeggiata.
Chi deve esserci
- Direzione di produzione. Guida la visita e decide.
- Un referente della sede con autorità reale. Deve poter rispondere su orari, impianti, fornitori obbligati e regole interne, non solo sul listino.
- Responsabile tecnico. Per audio, luci, video e strutture. È chi capisce in trenta secondi se un rigging è possibile.
- Referente accessi e sicurezza. Per contare varchi, vie di fuga e punti di controllo.
- Referente ristorazione. Se è prevista una cucina o un servizio importante, va verificato dove si prepara, dove si lava e come si smaltisce.
Su produzioni fuori dal proprio paese, questa squadra si costruisce in parte sul posto: è la logica descritta in organizzare un evento aziendale con squadra locale.
La checklist da portare in visita
Accessi e logistica
Larghezza e altezza dei passaggi carrabili, presenza di banchina o rampa, distanza tra il punto di scarico e la sala, dimensioni di ascensori e montacarichi, orari consentiti per i mezzi, possibilità di sosta prolungata dei camion.
Spazio e strutture
Superficie netta realmente utilizzabile, altezza utile sotto trave, posizione delle colonne, portata del pavimento, punti di ancoraggio disponibili per appendere strutture, eventuali vincoli su fissaggi a parete o a soffitto.
Impianti
Potenza elettrica disponibile e sua distribuzione, posizione dei quadri, presenza di prese trifase, spazio per un eventuale gruppo elettrogeno, connettività cablata dedicata separata dal wi fi del pubblico, impianto di condizionamento e sua rumorosità.
Sicurezza e autorizzazioni
Capienza autorizzata per ciascuna configurazione, numero e larghezza delle uscite di sicurezza, percorsi di evacuazione, presenza di personale antincendio richiesto, documentazione della sede disponibile in copia.
Regole della proprietà
Fornitori obbligati o esclusive, limiti di rumore e orario, divieti su fiamme libere, coriandoli, fumo scenico, condizioni di riconsegna e penali.
Le domande che cambiano la valutazione
- Qual è la capienza autorizzata nella configurazione che ci serve? Non quella teorica: quella con tavoli, o con platea, o con stand.
- Quante ore abbiamo per il montaggio, e in quale fascia? Se il montaggio è consentito solo dalle 22 alle 6, il costo del personale cambia.
- Qual è la potenza inclusa nel canone e quanto costa l’eventuale supplemento?
- Cosa succede se il nostro evento sfora di un’ora? La risposta va messa per iscritto.
- Chi è reperibile durante l’evento da parte vostra, e con quale mandato?
- Ci sono altri eventi in contemporanea nello stesso complesso? Condividere ingressi o parcheggi con un altro evento è un rischio operativo, non un dettaglio.
Cosa portare e cosa riportare
| Da portare | A cosa serve |
|---|---|
| Metro laser e metro a nastro | Misure di accessi, altezze e distanze |
| Planimetria stampata | Annotare a mano correzioni e scoperte |
| Macchina fotografica o telefono | Foto sistematiche con riferimento di scala |
| Torcia | Quadri elettrici, sottopalchi, magazzini |
| Bussola o applicazione di orientamento | Esposizione al sole per eventi con luce naturale |
| Elenco di domande scritto | Evitare di ricordarsene dopo, al telefono |
Dal sopralluogo si esce con tre cose: un verbale con le risposte ricevute e il nome di chi le ha date, una serie di foto ordinata per area e una planimetria annotata. Se manca il nome accanto alle risposte, il verbale non è utilizzabile in una discussione successiva.
Gli errori più frequenti
Visitare nella fascia oraria sbagliata. Uno spazio con grandi vetrate visto alle nove del mattino racconta poco di come sarà alle diciotto, e il traffico intorno alla sede cambia completamente tra un mercoledì e un sabato.
Fidarsi della planimetria fornita. Le planimetrie commerciali sono spesso vecchie di anni. Una colonna aggiunta, una parete spostata o una porta ridotta rendono impossibile un allestimento progettato a tavolino.
Non chiedere i documenti. Capienza autorizzata, certificazioni degli impianti e regolamento interno vanno ottenuti in copia durante la visita, quando è facile, non due settimane prima dell’evento.
Considerare solo lo spazio del pubblico. Servono anche magazzino, camerini, area produzione, deposito rifiuti e uno spazio dove lo staff possa mangiare e cambiarsi. Se non ci sono, li state per pagare altrove.
Ignorare il disallestimento. Uno spazio perfetto da riempire in dodici ore ma da svuotare in tre diventa una emergenza a evento finito.
Come confrontare due location dopo i sopralluoghi
Il sopralluogo serve a decidere, e la decisione va presa con criteri dichiarati prima delle visite, altrimenti vince la sede che ha fatto migliore impressione. Assegnate un peso a ciascun criterio e compilate la stessa griglia per ogni candidata.
- Fattibilità tecnica. Se lo spazio non regge il formato, gli altri criteri non contano. È un requisito eliminatorio, non un punteggio.
- Costo totale reale. Canone più supplementi di potenza, personale imposto, ore extra di montaggio, pulizie e smaltimento. Due sedi con lo stesso canone possono differire in modo sostanziale sul totale.
- Vincoli orari. Quante ore utili avete davvero, e in quali fasce.
- Accessibilità per il pubblico. Trasporti, parcheggi, distanza dagli alberghi se ci sono ospiti in arrivo.
- Affidabilità dell’interlocutore. Quanto è stato preciso durante la visita è un ottimo indicatore di come si comporterà sotto pressione.
Una nota che vale più di molte griglie: se durante il sopralluogo una domanda tecnica riceve una risposta vaga, annotatela come rischio aperto e non come dettaglio da chiarire dopo. I dettagli da chiarire dopo sono la principale fonte di costi non previsti.
Quando serve un secondo sopralluogo
Per eventi semplici basta una visita. Per produzioni con struttura, palco, streaming o allestimenti su più aree conviene tornare a due o tre settimane dalla data, con i fornitori tecnici, per confermare il piano di montaggio con le persone che lo eseguiranno. È il momento in cui emergono i conflitti tra reparti: chi entra prima, chi occupa quale spazio, chi ha bisogno di quale alimentazione. Meglio scoprirli allora che alle sei del mattino del giorno di montaggio.
Se volete un sopralluogo fatto con criterio tecnico
Un sopralluogo condotto bene chiude in poche ore domande che altrimenti restano aperte per settimane, e a volte fa risparmiare la sede sbagliata. Possiamo condurlo con voi o al posto vostro e consegnarvi il verbale con la valutazione di fattibilità. Vedete cosa comprende la nostra consulenza di produzione oppure scriveteci dalla pagina contatti.