Sempre più aziende cambiano la sede dei loro eventi all’ultimo momento, o scelgono fin dall’inizio una destinazione più vicina. Secondo il rapporto Corporate Meetings in 2026 di Skift Meetings, pubblicato il 9 settembre sulla base di un sondaggio tra 111 organizzatori aziendali, il 26% ha già annullato, rinviato o spostato un evento perché la direzione non era a suo agio con la destinazione, il 46% acquista di più nel proprio paese e il 33% di più nella propria regione. Per un’agenzia o un brand che prepara un evento in America Latina la domanda cambia: non basta scegliere bene il paese, serve un piano B di destinazione fin dal primo preventivo. E quel piano B si regge su qualcosa che non si improvvisa: un partner locale nel paese alternativo.
Cosa dicono i numeri del 2026
Skift ha intervistato organizzatori interni di aziende di finanza, tecnologia, sanità e industria, con budget annuali che vanno da meno di 500.000 a oltre 10 milioni di dollari. Tre dati spiegano la svolta verso sedi più vicine:
- La destinazione è diventata una decisione dei vertici. Il 26% ha spostato o annullato un evento perché i suoi dirigenti non erano a proprio agio con il luogo scelto, e il rischio geopolitico è risultato al primo posto tra i fattori che peseranno di più nei prossimi 12-24 mesi.
- I costi salgono, i budget no. Il 79% ha visto le spese aumentare di almeno il 5% in un anno, il 47% ha il budget fermo e il 19% ha subito tagli.
- I contratti sono invecchiati. Metà degli organizzatori non ha aggiornato i contratti a questo scenario, con lacune su forza maggiore, penali di cancellazione e di attrition, e acconti.
SITE Global, l’associazione dei viaggi incentive, ha letto lo stesso rapporto e aggiunge un dettaglio: costi e volatilità valutaria, e sicurezza o disordini, sono citati ciascuno dal 24% degli intervistati come motivi di preoccupazione per una destinazione. La conclusione coincide con quella di Skift: le aziende non stanno rinunciando agli eventi, stanno tagliando il superfluo.
Tre organizzazioni che hanno già ridisegnato la mappa
Allo Skift Meetings Forum, che si è tenuto il 22 settembre a New York, due organizzatori di grandi congressi hanno raccontato come scelgono oggi le loro sedi. La cronaca di Skift Meetings del 30 settembre riporta entrambi i casi.
Kyle Jordan, di INFORMS, pianifica le sedi fino al 2032 o al 2034 e oggi valuta visti, dazi e comfort dei partecipanti prima di confermare un congresso negli Stati Uniti. Ha dato due numeri: la partecipazione dal Canada è calata del 45% tra il 2024 e il 2025 ed è rimasta ferma nel 2026, e per l’incontro del 2025 a Singapore si aspettavano 600 persone e ne sono arrivate 1.175. Il consiglio ha deciso di mantenere il congresso in Asia-Pacifico a tempo indeterminato.
Shannon Watson, del Rotary, ha spiegato che l’organizzazione sceglie le destinazioni con sette-nove anni di anticipo e ciò nonostante ha cambiato due volte la sede della convention 2027 tra aprile 2025 e aprile 2026, prima di fermarsi su Barcellona, per un evento che prevede tra 20.000 e 25.000 persone.
La lezione per un’azienda che organizza un lancio o una convention di media dimensione è diretta: se organizzazioni con anni di anticipo devono cambiare sede, un evento pianificato con pochi mesi di margine ha bisogno di un’alternativa pensata in anticipo.
Cosa significa per un evento in America Latina
La tendenza ad acquistare “più vicino a casa” funziona in due direzioni per la regione.
Per un brand latinoamericano, regionale significa un altro paese della regione invece di un volo intercontinentale: un incontro con i distributori che prima andava a Miami o in Europa può svolgersi a Buenos Aires, Santiago, Montevideo o Città del Messico, con fusi orari simili e voli diretti.
Per un’agenzia o un brand europeo, canadese o statunitense che ha già deciso di fare il suo evento in America Latina, il cambiamento è un altro: il paese scelto può smettere di funzionare per motivi che non controlla (una svalutazione, un conflitto, nuove regole d’ingresso), e deve poter spostare l’evento in un paese vicino senza perdere il lavoro fatto. Qui la regione ha un vantaggio poco sfruttato: diverse destinazioni possibili a poche ore di volo l’una dall’altra.
Come valutare una destinazione prima di firmare
Al forum Jordan ha descritto un metodo adatto a qualsiasi produzione: dare a ogni rischio un punteggio da 1 a 5 per impatto e da 1 a 5 per probabilità, moltiplicare i due valori e, per i punteggi più alti, stimare quanta parte di ricavi e costi resta esposta. Per un evento aziendale in America Latina, l’elenco minimo dei rischi da valutare è questo:
- Ingresso nel paese. Visti, requisiti sanitari o documenti per ogni nazionalità in viaggio, e i tempi per ottenerli.
- Costi e valuta. Quanto può muoversi il cambio tra il preventivo e il pagamento finale, e in quale valuta quota ogni fornitore.
- Sicurezza e clima sociale. Scioperi, manifestazioni o elezioni che cadono nelle date dell’evento.
- Collegamenti. Voli diretti dalle principali città di partenza dei partecipanti, e cosa succede se una rotta viene cancellata.
- Comfort dei partecipanti. Il dato di INFORMS lo dimostra: se le persone non vogliono andarci, la destinazione fallisce anche quando tutto il resto è in ordine.
Con questa matrice la decisione smette di essere una sensazione del consiglio di amministrazione e diventa un numero da confrontare tra due o tre sedi. È il lavoro della consulenza di produzione eventi prima che ci sia un euro impegnato.
Cosa deve dire il contratto se l’evento va spostato
La cronaca del forum è chiara: il costo di rinviare, spostare o annullare deve essere previsto in ogni contratto. In pratica, quattro clausole da rivedere prima di firmare con la sede e con il produttore locale:
- Forza maggiore che includa gli scenari reali di oggi (nuove regole d’ingresso, conflitti, disordini) e non solo le catastrofi naturali.
- Cambio di sede o di data come alternativa alla cancellazione, con acconto trasferibile.
- Penali di cancellazione e di attrition che non si sommino per lo stesso fatto, il doppio addebito segnalato dal rapporto di Skift.
- Calendario dei pagamenti scaglionato, perché in ogni momento l’impegno sia il minimo necessario.
Tutto questo si completa con un piano di contingenza operativa per il giorno dell’evento: il contratto copre la decisione di spostarsi, il piano di contingenza copre ciò che succede quando l’evento è già in corso.
Il piano B di destinazione si costruisce con un partner locale
Spostare un evento in un altro paese in poche settimane non fallisce per colpa della sede: fallisce perché nella nuova destinazione nessuno conosce i fornitori, i permessi né i tempi. Per questo il piano B non è solo una seconda città in un foglio di calcolo, è una squadra sul posto che sa già come si produce lì.
È così che lavoriamo con agenzie e brand dall’estero: produciamo in Argentina e operiamo nel resto della regione con una rete di partner locali, così un evento può essere pensato per un paese con l’alternativa già pronta in un altro. La distanza non è un ostacolo; abbiamo gestito il controllo accessi della FILGUA in Guatemala da Buenos Aires con una squadra locale in fiera. E quando a lavorare con noi è un’agenzia straniera, il modello è quello di un partner operativo in Argentina: l’agenzia mantiene il rapporto con il cliente e noi portiamo l’operazione sul posto.
Se stai valutando dove fare il tuo prossimo evento in America Latina, o ti serve una sede alternativa per uno già avviato, scopri come funzionano le nostre partnership strategiche.