«Faccio in tempo?» È la prima domanda di ogni organizzatore. La risposta dipende dal tipo di evento, ma come regola: un aziendale locale richiede 4-6 settimane, un festival di grande scala 2-3 mesi, e un evento internazionale 2-3 mesi o più. Si può fare in meno tempo, ma costa sempre di più e lascia meno margine.
In SOMOS DER produciamo eventi che vanno da qualche centinaio di persone fino a festival da 120.000. Queste sono le tempistiche reali.
Le 4 fasi (e dove se ne va il tempo)
Ogni evento percorre la stessa strada:
- Pianificazione: obiettivi, perimetro, budget e cronoprogramma. Qui si definisce che evento vuoi.
- Pre-produzione: si chiudono fornitori, permessi, talent e logistica. È qui che se ne va il grosso del tempo.
- Esecuzione: allestimento e operatività dal vivo. I giorni dell’evento.
- Chiusura: smontaggio, bilancio e report.
L’errore classico è sottovalutare la pre-produzione. L’evento «è» un giorno, ma ciò che lo rende possibile sono le settimane precedenti. E la chiusura entra raramente nel cronoprogramma, pur essendo la fase che lascia numeri, lezioni apprese e il materiale per vendere l’edizione successiva.
Le tempistiche per tipo di evento
Evento aziendale locale: 4-6 settimane. Bastano per chiudere location, tecnica, catering e logistica senza pagare l’urgenza. Come riferimento, un torneo istituzionale come Saint Mary of the Hills rientra in questa fascia.
Festival di grande scala: 2-3 mesi. Più pubblico, più fornitori, più permessi. La ristorazione, gli accessi e le autorizzazioni hanno tempi propri, e nessuna delle tre voci dipende solo da te: dipende da terzi che hanno a loro volta un’agenda. La fretta si vede.
Evento internazionale: 2-3 mesi o più. Coordinamento con squadre su un altro fuso, voli, fornitori specializzati, requisiti di marca. Per il Manchester City Treble Trophy Tour abbiamo pianificato con quel margine, e non è avanzato nulla.
Consulenza di fattibilità: fino a 6 mesi. Quando bisogna valutare se un evento sta in piedi prima di realizzarlo, l’analisi può richiedere mesi. Per il Mondiale Under 17 di sollevamento pesi abbiamo lavorato 6 mesi a preventivare voli per oltre 50 Paesi prima che il cliente decidesse.
Un dettaglio cambia tutto: il conto alla rovescia non parte quando decidi di fare l’evento, parte quando ci sono obiettivo, perimetro e budget approvati. Finché quello non è chiuso, nessun fornitore può essere confermato, e le settimane passano lo stesso. Se l’evento si tiene fuori dal tuo Paese, aggiungi a questo conto il tempo per trovare chi opera sul posto: quella ricerca spesso richiede più tempo della produzione vera e propria.
Perché preventivare tardi costa caro
Arrivare all’ultimo momento significa:
- Pagare un prezzo premium a fornitori che hanno già l’agenda piena.
- Perdere la negoziazione: con tempo si ottengono condizioni migliori.
- Operare senza cuscinetto: se qualcosa salta, non c’è margine per risolverlo.
C’è poi un fattore che nessuno controlla: il calendario è condiviso. In alta stagione le location migliori, le squadre migliori e i fornitori migliori sono già prenotati da chi ha chiamato per primo. Prima parti, migliore sarà l’evento a parità di budget.
La data migliore per iniziare a pianificare il tuo evento è oggi. Raccontaci che cosa hai in mente e costruiamo insieme il cronoprogramma. Operiamo in tutta l’America Latina dall’Argentina, e sappiamo quanto tempo richiede davvero ogni fase. Parliamone.