Un festival da 120.000 persone non è un evento grande: sono dieci eventi che girano nello stesso momento. Palco, accessi, cibo, sponsor, servizi igienici, sicurezza, logistica. Se una di queste aree cede, se ne accorge tutta la folla. La differenza tra un festival che riesce e uno che salta sta nell’invisibile: quello che il pubblico non vede ma che tutti sentono.
In SOMOS DER lavoriamo su eventi di massa fino a 120.000 persone. Questa è la checklist delle aree che non si improvvisano.
1. Produzione e allestimento
Palco, audio, luci, segnaletica, strutture. La direzione tecnica di allestimento e smontaggio è la spina dorsale. È qui che si decide che lo show si veda e si senta, e che tutto salga e scenda nelle finestre orarie concesse dallo spazio.
2. Controllo accessi
Con decine di migliaia di persone, l’ingresso è il primo collo di bottiglia. Servono QR univoci, più punti di scansione, una dashboard in tempo reale e una connettività di riserva per non dipendere dal wifi dello spazio. La prima impressione di chi arriva si forma in fila, prima ancora di vedere il palco.
3. Ristorazione
Un’area food per decine di migliaia di persone è un evento a parte: selezione degli stand, layout, logistica di allestimento, autorizzazioni e igiene alimentare. A Buenos Aires Trap abbiamo coordinato 15 stand per 120.000 persone in due giorni. La fila più lunga del festival non può essere quella del cibo. Lo approfondiamo nell’articolo sulla ristorazione nei festival.
4. Sponsor
In un festival di grandi dimensioni gli sponsor sono spesso parte di come l’evento si finanzia. Vanno cercati, integrati nell’esperienza (attivazioni, non solo loghi) e coordinati il giorno stesso.
5. Logistica e permessi
Autorizzazioni, assicurazioni, trasporti, occupazione di suolo pubblico. È la parte più noiosa ed è quella che evita più figuracce. Un festival può saltare per un permesso che manca.
6. Sicurezza
Piano di evacuazione, coordinamento con le forze dell’ordine, barriere, protocolli sanitari. Non è negoziabile. Lo trattiamo nell’articolo sulla sicurezza negli eventi di massa.
La chiave: un solo responsabile
La tentazione è ingaggiare dieci fornitori diversi, uno per area. Il problema è che poi nessuno risponde dell’insieme, e i problemi cadono nelle cuciture tra un fornitore e l’altro. Con una produzione integrale, una sola squadra coordina tutto e c’è un unico punto di contatto. Quando si parla di 120.000 persone, questo non è un lusso: è la differenza tra un evento che regge e uno che no.
Hai un festival o un evento di massa tra le mani? Lo produciamo dall’inizio alla fine. Parliamone.